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Optimierung durch Benchmarking

Benchmarking – und dann?

Optimierung, Kostenreduktion, Verschlankung der Prozesse bei gleichbleibender Leistungsfähigkeit – Diese Schlagworte fallen in vielen unserer Gespräche. Viele Unternehmen und Organisationen haben die richtigen Ziele vor Augen. Nur: Wie umsetzen? Viele tun sich schwer, die Ausgangslage richtig zu bewerten. Hier kann ein Benchmarking als wichtiges Instrument zur Bestimmung der eigenen Kosten dienen.

Kostenvergleich

Wenn Sie sich für ein Benchmarking der Gebäudenutzungskosten entschieden haben, muss Ihnen bewusst sein, dass die Ergebnisse auch Schwächen Ihres Unternehmens aufzeigen werden. Um den Benchmark als Steuerungsinstrument sinnvoll zu nutzen, gilt es diese neutral zu betrachten und mit Blick auf die jeweilige Organisation sachlich zu bewerten.

Ganz allgemein gesprochen kann dies bedeuten, einfache Fragen zu stellen: „Warum liegen unsere Reinigungskosten so deutlich über dem Marktwert? Welche Faktoren sind hierfür ausschlaggebend?“ oder „Warum sind die Kosten für Betreiben/Betriebsführen am Standort A deutlich niedriger als an Standort B? Liegt dies in besonderen Maßnahmen begründet?“ Durch die Beantwortung sind die Ursachen für Kostenabweichungen und -veränderungen ersichtlich. Auf dieser Grundlage können Sie konkrete Maßnahmen zur Kostenreduktion zu entwickeln.

Optimierung

Der oben vorgestellte Prozess ist für einzelne Kostenarten oder punktuelle Maßnahmen in der Regel ausreichend. Wer es genauer wissen möchte oder die eigene Organisation nachweislich optimieren möchte, dem empfehlen wir umfassendere Schritte.

In unserer Checkliste zur Kosten- und Qualitätsoptimierung durch fm.benchmarking (siehe unten) stellen wir Ihnen eine mögliche Herangehensweise vor. Hierbei wird zwischen internen und externen Leistungen unterscheiden. Der jeweilige Anteil externer und interner Leistungen wird durch das gewählte Bertreibermodell und Betriebskonzept definiert, das hinsichtlich der strategischen Ausrichtung ebenfalls einer Prüfung unterzogen werden sollte.

Checkliste Kosten- und Optimierunspotentiale durch fm.benchmarking

Kostenermittlung

Interne Kostenermittlung (ggf. Teilnahme fm.benchmarking)
Kostenvergleich mit fm.benchmarking Bericht

Prüfung interne Leistungen

FM-Check (Leistungsfähigkeit interne Organisation)
Personalbedarfsermittlung
Überprüfung Betreibermodell/Betriebskonzept (Wirtschaftlichkeit intern/extern)

Prüfung externe Leistungen

Dienstleistungsaudit
Vertragsanalyse

Optimierung interne Leistungen

Optimierung einzelner Leistungsbereiche
Schulung interner Mitarbeiter

Optimierung externe Leistungen

Verbesserung Qualitäts-/Kostenkontrolle
Neuausschreibung externe Leistungen

Ihre nächsten Schritte

Gerne begleiten wir Sie bei den nächsten Schritten zur Optimierung. Sprechen Sie uns bitte an – auch wenn Sie Fragen zu den einzelnen Punkten der Checkliste haben.

Jeder Weg zur Optimierung des Facility Managements ist individuell. Daher stellen wir Ihnen gerne unsere Herangehensweise und die einzelnen Maßnahmen in einem persönlichen Gespräch vor.

Ein Blick zurück – Zur Geschichte des fm.benchmarkings

Zur Geschichte des fm.benchmarking

Eine Studentin fragt: „In welchem Jahr erschien der erste fm.benchmarking Bericht?“

Der erste Benchmark Report erschien 2003 unter Leitung von Prof. Rotermund, damals allerdings noch mit einem anderen Namen und einem anderen Herausgeber.

Wie sich das Projekt zum heute größten deutschen Datenpool für Gebäudenutzungskosten auf Vollkostenbasis entwickelt hat und seit wann der fm.benchmarking Bericht durch Prof. Rotermund herausgegeben wird, erfahren Sie hier.

In frühen Jahren IFMA Benchmarking Report

Im Mai 2002 wurde der „Arbeitskreis Benchmarking IFMA Deutschland“ unter Leitung von Uwe Rotermund gegründet. Ziel war es, in einer Benchmarking-Studie eine Methodik zur Erstellung belastbarer Kennzahlen zu entwickeln. Aus dieser Arbeit entstand der IFMA Benchmarking Report, der im Jahr 2003 erstmalig erschienen ist. Obwohl damals „nur“ 130 Liegenschaften mit einer Fläche von über 2,5 Mio. m² BGF ausgewertet wurde, sprach Géza-Richard Horn, damaliger Präsident von IFMA Deutschland e.V., im Vorwort von dem „größten Benchmarking Pool im deutschsprachigen Raum“.

Die große Besonderheit dieses Benchmarkings lag in der Gliederung in einzelne Sparten und Branchen, wie beispielsweise Flughäfen, Banken/Versicherungen oder Industrie. Die jeweiligen Spartenleiter führten unter dem Dach IFMA Benchmarking detaillierte Abstimmungsrunden durch.

Aufgrund des großen Zuspruchs wurde das Benchmarking fortgeführt. Weitere Bericht wurden in regelmäßigen Abständen veröffentlicht.

Umstrukturierung und neuer Auftritt

2009 fand eine wesentliche Umstrukturierung des Benchmarkings statt. Mit den Fachverbänden GEFMA e.V. und RealFM e.V. als Kooperationspartner und der Fachhochschule Münster als wissenschaftliche unterstützung wurde die Zahl der Beteiligten deutlich erhöht. Erstmals erschien der Bericht, nun mit der Betrachtung einer Gesamtfläche von 6,8 Mio. m² BGF, unter seinem heutigen Namen fm.benchmarking Bericht.

Dieser erscheint bis heute jährlich. Neben einer deutlichen Steigerung der Gesamtfläche – heute immerhin rund 97 Mio. m² BGF – konnten in der Vergangenheit auch immer mehr Gebäudetypen ausgewertet werden. Zudem erscheinen seit 2014 parallel die fm.benchmarking Detailberichte, in denen Detailkennzahlen im Fokus stehen.

Weitere Informationen zu unseren aktuellen Kooperationspartnern und Sponsoren finden Sie auf der Seite Über uns.

Gratis Leseprobe

Sie möchten den fm.benchmarking Bericht kennenlernen? Bevor Sie sich für den Kauf entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, sich eine kostenlose Leseprobe zu bestellen. So können Sie genaueres über den Inhalt der Publikation erfahren.

Umzugsdienste: Welche Kosten fallen bei einem Büroumzug an?

Welche Kosten fallen bei einem Büroumzug an?

Fast 3 Millionen Einträge erscheinen, wenn man in einer der bekannteren Suchmaschinen den Begriff „Kosten Umzug“ eingibt. Selbst die scheinbare Detaillierung „Kosten Büroumzug“ wirft noch knapp 17.000 Ergebnisse aus. Darunter viele Checklisten, Tipps, Umzugsequipment und natürlich einige Kostenrechner von Umzugsunternehmen.

Nur: Beauftragen Sie direkt einen Dienstleister, wenn Kollege Müller die Abteilung wechselt und daraufhin ein neues Büro bezieht? Sofern Sie diese Position nicht von vornherein ausgelagert haben, werden Sie diese Umzüge wahrscheinlich in eigener Kraft stemmen.

Um dennoch verlässliche und valide Vergleichsdaten für Umzugsdienste zu liefern, erfasst der fm.benchmarking Bericht diese seit jeher. In diesem Blogpost stelle ich Ihnen ausgewählte Ergebnisse vor.

Welche Kosten werden erfasst?

Bei der Kostenart „Umzugsdienste“ werden im fm.benchmarking alle Leistungen zur Durchführung von Umzügen erfasst. Hierzu gehören beispielsweise:

Ermittlung der erforderlichen Transport- und Installationsleistungen
Koordination der Termine
Demontage
Zwischenlagerung
Transport
Aufbau und Inbetriebnahme von Einrichtungen und Geräten

Ausreißer treiben die Kosten nach oben

Wie bei fast keiner anderen Kostenart treiben bei den Umzugsdiensten insbesondere die Ausreißer die Kosten nach oben. Dies erkennt man deutlich bei der Betrachtung des 90. Perzentils (= 10% der Zahlen aus der Stichprobe liegen über diesem Wert). Einerseits lässt sich die Spreizung durch die teilweise sehr unterschiedlichen Tätigkeiten erklären, die im Rahmen von Umzügen anfallen. Ausschlaggebender werden jedoch individuelle Abweichungen sein: In einem Unternehmen fällt ein Wechsel aller Abteilungen an, in anderen nicht. Bestätigt wird diese These u.a. durch die starken Schwankungen der Teilnehmer, die bereits mehrfach am fm.benchmarking teilgenommen haben. Hier sind Umzugsdienste die Kostenart, bei der im Bereich des Infrastrukturellen Gebäudemanagements innerhalb einer Organisation die stärksten Schwankungen auftreten.

Mit höher werdenden Gebäudegrößen sinken zudem die Kostenkennzahlen pro m² BGF für Umzugsdienste. Diese Tendenz war in den Vorjahren ausgeprägter, lässt sich aber auch im dargestellten Diagramm noch erkennen. Dieser Trend lässt sich vermutlich durch standardisierte Prozesse und dadurch bedingte Einsparmaßnahmen bei größeren Gebäuden erklären.

Kosten für Umzugsdienste von Bürogebäuden — Quelle: fm.benchmarking Datenpool, Stand 05/2018

Über die Auswertung

Für das oben gezeigte Diagramm wurden die Kennzahlen aller Bürogebäude ab 1.000 m² BGF aus dem fm.benchmarking Datenpool ausgewertet. Betrachtet wurde die Kostenart „Umzugsdienste“ entsprechend der oben dargestellten Definition. Bei allen Kostenangaben ist die gesetzlich gültige Mehrwertsteuer nicht enthalten.

Sofern Sie sich für die Kosten der Umzugsdienste bei anderen Gebäudearten interessieren (z.B. Industriegebäude oder Laborgebäude), sprechen Sie uns gerne an.

Sie möchten mehr über einzelne Kostenarten erfahren? Unter der Rubrik „Trends und Zahlen“ veröffentlichen wir regelmäßig Auszüge aus dem fm.benchmarking Bericht oder dem fm.benchmarking Datenpool.

Unterhaltsreinigung – so sparen Sie Kosten

Kosten senken in der Unterhaltsreinigung

Die Kosten der Reinigungs- und Pflegedienste sind mit rund 75% vorrangig durch den Posten Unterhaltsreinigung geprägt. Dennoch werden die Aufwände für diese prominente Kostenart in vielen Unternehmen nicht oder nur unzulänglich geprüft. Wir machen Schluss mit „Das haben wir immer schon gemacht“ und geben Tipps, wie Sie konkrete Optimierungspotenziale in der Unterhaltsreinigung identifizieren können. Am Ende des Beitrags finden Sie unsere Checkliste Kosten senken in der Unterhaltsreinigung.

Die Reinigungskosten werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Die Häufigkeit der Reinigung, die Reinigungsqualität, die Erreichbarkeit der zu reinigenden Flächen und deren Materialität können sich unterschiedlich auf Kosten auswirken. Entsprechend bieten diese Faktoren schnelle und einfach umzusetzende Hebel, um die Kosten der Unterhaltsreinigung zu senken.

Kurze Reinigungszyklen verdoppeln die Kosten

Die durchschnittlichen Kosten für die Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes liegen bei 9,08 Euro pro m² BGF im Jahr (Quelle: fm.benchmarking Bericht 2018). Betrachtet man die zugrunde liegenden Reinigungszyklen, ergibt sich jedoch ein sehr viel differenzierteres Bild:

Auswirkung der Reinigungszyklen auf die Unterhaltsreinigung — Quelle: rotermund.ingenieure

Wie wirken sich nun die Reinigungszyklen auf die Unterhaltsreinigung aus? Die Annahme, kürzere Reinigungszyklen trieben die Kosten in die Höhe, wird eindeutig bestätigt. Mehr noch: Die Kosten für eine tägliche Unterhaltsreinigung liegen in etwa doppelt so hoch wie die Kosten derjenigen Unternehmen, die ihr Gebäude nur 1x pro Woche reinigen.

Unser Tipp: Prüfen Sie Ihre Reinigungszyklen! In vielen Fällen ist eine wöchentliche Reinigung in Bürogebäuden ausreichend. Hiermit lassen sich im Schnitt 15,2% der Kosten sparen.

Qualitätsanforderungen beeinflussen Gesamtkosten

In der vorgenannten Auswertung wurde nicht nach Voll- oder Sichtreinigung oder anderen Serviceleveln unterschieden. Wir haben daher eine zweite Auswertung gemacht. Jeder Teilnehmer am fm.benchmarking wird gebeten, die Qualitätsanforderungen der Reinigungsleistungen intuitiv einzuschätzen und als „Hoch“, „Standard“ oder „Niedrig“ einzustufen.

Es ist wenig verwunderlich, dass sich auch hier eindeutige Unterschiede in den tatsächlichen Kosten bemerkbar machen:

Auswirkung der Qualitätsanforderungen auf die Unterhaltsreinigung — Quelle: rotermund.ingenieure

Ob Vorgaben durch die Unternehmensführung oder Ansprüche durch die Mitarbeiter, eine Korrektur der Qualitätsanforderungen bedarf oft einem größeren Aufwand, der auch kommunikativ begleitet werden muss. Aber auch, wenn Sie nicht gleich den ganz großen Wurf starten möchten, können Sie einige Dinge prüfen: Enthält Ihr SLA (Service-Level-Agreement) umfangreiche Sonderleistungen, auf die im Einzelfall verzichtet werden kann (z.B. Geschirrspüler ein- und ausräumen)?

Qualitative Einflussfaktoren

Mit den Reinigungszyklen und Qualitätsanforderungen wurden bereits zwei qualitative Einflussfaktoren für die Kosten der Unterhaltsreinigung angesprochen. Im Folgenden möchten wir einige weitere nennen:

· Reinigungskataster

Bauen Sie ein Reinigungskataster (Raumkataster) auf.

· Reinigungszyklen

· Reinigungsarten/Qualitätsanforderungen

Ist die Vollreinigung stets von Nöten oder könnte sie teilweise durch eine Sichtreinigung ersetzt werden?

· Reinigungsplanung

Tag- oder Nachtreinigung? Prüfen Sie, ob mögliche Zuschläge durch den gewählten Zeitraum anfallen.

· Personalbedarf

Ermitteln Sie den tatsächlich benötigten Personalbedarf und passen Sie diesen an.

· Lohnniveau/Tarif

· Outsourcing-Grad der Leistungen

Führen Sie eine Make-or-Buy-Analyse durch. Oft lassen sich hier Kosten deutlich reduzieren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf unserer Projektwebsite www.fm-ausschreibung.de.

· Vertragsgestaltung externer Verträge

Sind Ihre externen Verträge optimiert? Eine Checkliste erhalten Sie bei rotermund.ingenieure.

· Nutzerverhalten

Schaffen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Sauberhaltung ihres Arbeitsplatzes (Mülltrennung, aufgeräumte Schreibtsiche).

Konstruktive Einflussfaktoren

Im Gegensatz zu den qualitativen Einflussfaktoren lassen sich konstruktiv bedingte Faktoren in der Regel nur im Zuge eines Neubaus oder im Rahmen einer umfangreichen Sanierung bzw. eines Umbaus umsetzen. Dennoch möchten wir ausgewählte Faktoren nennen, die Sie mit Blick auf eine Reduzierung der Unterhaltsreinigungskosten beachten sollten:

· Verhältnis BGF/Reinigungsfläche

· Raumkonzepte

· Zugänglichkeit der Reinigungsfläche

Aufwändig erreichbare Flächen wirken sich kostentreibend aus. Prüfen Sie die Zugänglichkeit!

· Materialarten

Bodenbeläge, Wand- und Deckenbekleidungen oder Schmutzfangzonen – Achten Sie auf reinigungsfreundliche Materialarten.

Checkliste Kosten senken

Zum Download der Checkliste „Kosten senken in der Unterhaltsreinigung“ (PDF) klicken Sie bitte auf das folgende Bild:

Haben wir Ihr Interesse an Optimierungspotenzialen geweckt?

Wir möchten an dieser Stelle künftig auch andere Kostenarten hinsichtlich Ihrer Optimierungspotenziale untersuchen. Schauen Sie daher gerne regelmäßig in unserem Blog vorbei!

Sofern Sie sich für konkrete Maßnahmen interessieren und hierbei Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns bitte an. Gerne besprechen wir mit Ihnen die nächsten Schritte in Ihrem Optimierungsprojekt oder schauen uns Teilaspekte gemeinsam mit Ihnen an.

– Informationen zur Datengrundlage –

Die ermittelten Werte ergeben sich aus dem fm.benchmarking Datenpool, Stand März 2018. In der Stichprobe wurden ausschließlich Büroimmobilien betrachtet, die sowohl Angaben zu den Serviceleveln getätigt als auch Kosten der Unterhaltsreinigung ausgewiesen haben. Die Preise gelten pro m² BGF.

Teilnahme am fm.benchmarking – Aufbau und Ablauf

Wir läuft eine Teilnahme am fm.benchmarking ab? Was müssen Sie tun und welche Fristen gibt es zu beachten?

Der 1. Schritt: Ihre Anmeldung

Die Teilnahme am fm.benchmarking ist grundsätzlich zu jedem selbst gewählten Zeitpunkt möglich. Um die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt auswerten zu können, sind wir jedoch an einige Rahmentermine gebunden. So endet die Datenaufnahme jeweils Mitte August. Entscheiden Sie sich nach dem Stichtag für eine Teilnahme, werden Ihre Daten erst im kommenden Jahr ausgewertet.

Die Anmeldung selbst ist denkbar einfach: Nachdem Sie sich auf unserer Website oder andere Kanäle informiert haben, füllen Sie einfach das Anmeldeformular aus. Dieses finden Sie beispielsweise online auf dieser Website.

In unserer Themenwoche beleuchten wir die Teilnahme am fm.benchmarking. Hierzu erwarten Sie in den nächsten Tagen folgende Beiträge:

Montag: Teilnahme am fm.benchmarking – Aufbau und Ablauf (heute)
Mittwoch: Datenerfassung leicht gemacht
Donnerstag: Mit diesen Auswertungen profitieren Sie vom fm.benchmarking
Freitag: Aktuelle Gebäudetypen im fm.benchmarking

Jetzt sind Sie gefragt: Datenerfassung

Direkt im Anschluss an Ihre Anmeldung erhalten Sie alle benötigten Unterlagen zur Datenerfassung von uns. In einer begleitenden Infomappe beantworten wir nochmals die häufigsten Fragen. Zudem nennen wir Ihnen einen festen Ansprechpartner, der Ihnen bei möglichen Fragen gerne mit Hilfestellungen zur Seite steht.

Sobald Sie den Datenerfassungsbogen ausgefüllt oder den Datenexport getätigt haben, schicken Sie uns diesen via E-Mail oder Post zu. Wir unterziehen Ihre Daten dann automatisch einer Plausibilitätsprüfung und kämen bei fraglichen Kennzahlen auf Sie zurück. Aber seien Sie nicht erschreckt: Die meisten Unstimmigkeiten lassen sich mit Tippfehlern oder ähnlichem erklären und sind schnell entlarvt.

➡ Ausführliche Informationen zur Datenerfassung finden Sie ab morgen in unserem Blog.

Erste Auswertung

Kurze Zeit später erhalten Sie mit dem fm.benchmarking Teilnehmer Check eine erste individuelle Auswertung zur Verfügung gestellt. rotermund.ingenieure vergleicht hier Ihre Kosten mit den Kennzahlen aus dem aktuellen fm.benchmarking Bericht. Somit erhalten Sie unmittelbar nach Abgabe der Daten einen ersten Eindruck über Stärken und Schwächen. Gerne stehen wir Ihnen bei der Ableitung von Handlungsempfehlungen oder bei der Entwicklung von Optimierungspotenzialen zur Seite.

Der Weg zum Bericht

Ab Mitte August beginnt in unserem Hause die Datenauswertung mit anschließender Berichtserstellung. Von diesem für uns recht umfangreichen Arbeitsschritt bekommen Sie als Teilnehmer in der Regel wenig mit. Was zählt, ist das Endprodukt: Ab Januar erhalten Sie den neuen fm.benchmarking Bericht automatisch zugestellt (nur für Teilnehmer in der Basic- oder Plus-Variante).

Haben Sie weitere Fragen zum Ablauf? Dann sprechen Sie uns gerne an!

Instandhaltung oder Instandsetzung

Hinweis: Dieser Beitrag ist erstmals am 24. Mai 2017 in unserem Blog auf www.fm-ausschreibung.de erschienen.

Instandhaltung, Instandsetzung, Sanierung oder Wartung

Immer wieder werden diese Begriffe wild durcheinander geschmissen. Zeit, ein wenig Ordnung in das vermeintliche Chaos zu bringen.

Zur Definition des Leistungsbildes Instandhaltung empfehlen wir eine Orientierung an der DIN 31051 „Grundlagen der Instandhaltung“. Demnach sind Inspektion, Wartung und Instandsetzung Unterleistungen der Instandhaltung (vgl. Grafik) und sollten separat erfasst werden.

Kenner der DIN 31051 werden hier vielleicht etwas stutzig, wird doch in der Norm mit „Verbesserung“ eine weiterer Unterpunkt genannt. Dabei muss man wissen, dass die Norm ursprünglich aus dem Bereich des Maschinenbaus kommt. Für den Gebäudebetrieb ist „Verbessern“ als eigene Maßnahme bzw. als eigenes Leistungsbild zu sehen, welche auf Höhe der Instandhaltung angesiedelt ist.

Wenn Sie weiter in das Thema einsteigen möchten, empfehlen wir Ihnen die kostenfreie Broschüre „Kostenstrukturen nach fm.benchmarking“.

Und die Sanierung?

Die Sanierung wird als eigenes Leistungsbild erfasst und umfasst Maßnahmen, bei denen technische oder bauliche Standards erhöhrt oder grundlegend verändert werden. Hierfür können beispielsweise energetische Gründe oder unabdingbare Sanierungen auf Grund der Gesetzeslage oder Marktsituation ausschlaggebend sein. Vgl. hierzu auch DIN 32736 „Gebäudemanagement. Begriffe und Leistungen“.

Die Abgrenzung zwischen Sanierung und Instandhaltung lässt sich im Rahmen einer Lebenszykluskostenrechnung gut verdeutlichen: In Abgrenzung zu den jährlich anfallenden Instandhaltungskosten (mit den Unterpunkten Inspektion, Wartung und Instandsetzung) sind die periodisch anfallenden Sanierungskosten zu erheben.

Platzierung der Sanierung im Lebenszyklus — Quelle: fm.benchmarking Bericht 2017, S. 214.