Umgang mit internen Kosten im Benchmarking

Bei der Betrachtung der Gebäudenutzungskosten im fm.benchmarking weisen wir sogenannte Vollkosten aus. Dies bedeutet, dass neben den extern anfallenden Kosten, beispielsweise für Dienstleister oder Gutachter/Sachverständige, auch interne Kosten betrachtet werden. Vor diesem Hintergrund stellt sich Lesern sowie Teilnehmern des fm.benchmarking Berichts häufig die Frage, wie mit diesen Kosten umgegangen wird. Wir beantworten in diesem Blogbeitrag die wichtigsten Fragen.

Welche Kostenträger fallen unter interne Kosten?

Bei der Erfassung der internen Kosten sind insbesondere die anfallenden Personalkosten zu nennen. Diese werden im Rahmen des fm.benchmarkings inklusive der Personalnebenkosten betrachtet. In der Praxis ist es dabei durchaus üblich, die Lohnnebenkosten über entsprechende Pauschalen anzusetzen.

Umlagen für andere Bereiche und Abteilungen (z. B. Personal, Finanzen, Marketing, IT o.ä.) sollten zur Vergleichbarkeit nicht berücksichtigt werden.

Personalmanagement
Bildquelle: Fotolia/LIGHTFIELD STUDIOS

Wie erfolgt die Leistungszuordnung?

In der Praxis werden nur in den wenigsten Fällen interne Projektstunden oder -kontingente auf die jeweiligen Leistungsarten gebucht, die im fm.benchmarking abgebildet werden. Ebenso lassen sich für die wenigsten Leistungsarten „direkte“ Mitarbeiter zuordnen. Vielmehr betreuen oftmals verschiedene Mitarbeiter verschiedene Leistungen des Facility Managements. D.h. ein Mitarbeiter ist beispielsweise für die Betreuung der Reinigungsleistungen aber auch für weitere IGM-bezogenen Tätigkeiten zuständig.

Wir empfehlen daher, den jeweiligen Leistungsanteil der Mitarbeiter für die Leistungs- bzw. Kostenarten abzuschätzen und im Anschluss prozentual zu verteilen. In dem Fall, dass mehrere Gebäude oder Standorte betreut werden, lässt sich diese Vorgehensweise in Zuordnung auf die Gebäude spiegeln.

Wie gehe ich mit den Aufwänden für das Management um?

Es werden ausschließlich Managementkosten betrachtet, die in der oder den zuständigen Abteilungen liegen. Darunter fällt beispielsweise die Abteilungsleitung Facility Management oder eine vergleichbare Position. Übergeordnete Managementposten, z. B. die Unternehmensleitung, werden nicht erhoben.

Meine Leistungen sind komplett vergeben. Kann ich die internen Kosten frei lassen?

Diese Frage begegnet uns häufig im Bereich der Reinigungs- und Pflegedienste. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass im Rahmen des fm.benchmarking strategische, administrative und operative Leistungsanteile bzw. in diesem Falle Personalkosten erhoben werden. Oft werden ausschließlich administrative und operative Leistungen an den Dienstleister vergeben, während strategische Leistungen weiter intern erbracht werden. Diese sollten entsprechend erhoben werden. Gleiches gilt im Bereich der Instandhaltung beispielsweise auch für die Begleitung von Dienstleistern, die häufig durch internes Personal erfolgt.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch Tätigkeiten, die außerhalb des Tagesgeschäfts anfallen, z. B. die Durchführung oder Begleitung von Audits.

Blick in den fm.benchmarking Datenerfassungsbogen
Einblick in den fm.benchmarking Datenerfassungbogen

Wie gehe ich vor, wenn ich keinen Zugriff auf Personalkosten habe?

Der Datenerfassungsbogen im fm.benchmarking bietet die Möglichkeit, alternativ zu den anfallenden Personalkosten Vollzeitäquivalente (VÄ/FTE) anzugeben. In diesem Fall werden die Kosten im Rahmen von branchen- und tätigkeitsbezogenen Vergleichsbenchmarks (Personalkosten) erhoben. Falls Sie dies wünschen, stimmen wir die genaue Vorgehensweise gerne direkt mit Ihnen ab, um ein bestmögliches Ergebnis für Sie zu erreichen.

fm.benchmarking Bericht 2022 erschienen

Druckfrisch: Der fm.benchmarking Bericht 2022

Sie benötigen Zahlen und Werte rund um das Facility- und Immobilienmanagement für eine faktenbasierte Diskussion oder das Management ihrer Organisation? Auf 300 Seiten bietet Ihnen der frisch erschienene fm.benchmarking Bericht 2022 aufbereitete Daten zum Thema.

Neben den Personalkosten bildet das Gebäude- und Facility Management seit jeher einen der größten Kostenblöcke in der Unternehmensbilanz. Somit hängt die gegenwärtige und zukünftige Wettbewerbsfähigkeit auch davon ab, wie sich laufende Betriebskosten optimieren lassen. Der fm.benchmarking Bericht hilft hier entscheidend weiter.

Weitere Informationen zum Bericht sowie zum Schwerpunktthema „Planungs- und baubegleitendes Facility Management“ finden Sie hier.

Sie sind noch unentschlossen oder wollen zunächst weitere Informationen zu dem Datenwerk sichten? Dann bestellen Sie gerne unsere kostenfreie Leseprobe, die wir Ihnen im Anschluss per PDF zusenden.

fm.benchmarking Bericht 2022

Schwerpunktthema

Im diesjährigen Schwerpunktthema haben wir bau- und planungsbegleitende Facility Management Leistungen betrachtet. Dabei erfahren Sie, wie das FM in Planungsentscheidungen eingebunden wird. Zudem gehen wir auf die Ermittlung von Lebenszykluskosten im Rahmen des Bauprozesses ein und beleuchten das Thema Dokumentation. Praxistipps erwarten Sie zudem in Hinblick auf die Betriebskosten und die Ausschreibung externer Leistungen. Abgerundet wird das Thema mit der Inbetriebnahme sowie einem Rückblick der Umfrageteilnehmer auf ihr Bauprojekt.

Übrigens: In den kommenden Tagen stellen wir Ihnen ausgewählte Themen aus dem Schwerpunktthema hier auf unserer Website vor. Schauen Sie also gerne wieder bei uns im Blog vorbei oder abonnieren Sie unseren Newsletter und verpassen Sie keine Inhalte mehr!

 

Sichern Sie sich Ihr kostenfreies Exemplar

Wussten Sie schon, dass Sie als Teilnehmer am fm.benchmarking den Bericht kostenfrei erhalten? Zudem profitieren Sie mit einer Teilnahme von vielen weiteren Vorteilen wie einer individuellen Analyse für jedes betrachtete Gebäude. Die Teilnahme ist kostenfrei, informieren Sie sich gerne auf unserer Website oder nehmen Sie direkt an einem unserer Info-Webinare zur Teilnahme am fm.benchmarking teil.

 

Weitere Fragen?

Für weitere Fragen steht Ihnen das fm.benchmarking Team gerne zur Verfügung.