Bei der Betrachtung der Gebäudenutzungskosten im fm.benchmarking weisen wir sogenannte Vollkosten aus. Dies bedeutet, dass neben den extern anfallenden Kosten, beispielsweise für Dienstleister oder Gutachter/Sachverständige, auch interne Kosten betrachtet werden. Vor diesem Hintergrund stellt sich Lesern sowie Teilnehmern des fm.benchmarking Berichts häufig die Frage, wie mit diesen Kosten umgegangen wird. Wir beantworten in diesem Blogbeitrag die wichtigsten Fragen.
Welche Kostenträger fallen unter interne Kosten?
Bei der Erfassung der internen Kosten sind insbesondere die anfallenden Personalkosten zu nennen. Diese werden im Rahmen des fm.benchmarkings inklusive der Personalnebenkosten betrachtet. In der Praxis ist es dabei durchaus üblich, die Lohnnebenkosten über entsprechende Pauschalen anzusetzen.
Umlagen für andere Bereiche und Abteilungen (z. B. Personal, Finanzen, Marketing, IT o.ä.) sollten zur Vergleichbarkeit nicht berücksichtigt werden.
Wie erfolgt die Leistungszuordnung?
In der Praxis werden nur in den wenigsten Fällen interne Projektstunden oder -kontingente auf die jeweiligen Leistungsarten gebucht, die im fm.benchmarking abgebildet werden. Ebenso lassen sich für die wenigsten Leistungsarten „direkte“ Mitarbeiter zuordnen. Vielmehr betreuen oftmals verschiedene Mitarbeiter verschiedene Leistungen des Facility Managements. D.h. ein Mitarbeiter ist beispielsweise für die Betreuung der Reinigungsleistungen aber auch für weitere IGM-bezogenen Tätigkeiten zuständig.
Wir empfehlen daher, den jeweiligen Leistungsanteil der Mitarbeiter für die Leistungs- bzw. Kostenarten abzuschätzen und im Anschluss prozentual zu verteilen. In dem Fall, dass mehrere Gebäude oder Standorte betreut werden, lässt sich diese Vorgehensweise in Zuordnung auf die Gebäude spiegeln.
Wie gehe ich mit den Aufwänden für das Management um?
Es werden ausschließlich Managementkosten betrachtet, die in der oder den zuständigen Abteilungen liegen. Darunter fällt beispielsweise die Abteilungsleitung Facility Management oder eine vergleichbare Position. Übergeordnete Managementposten, z. B. die Unternehmensleitung, werden nicht erhoben.
Meine Leistungen sind komplett vergeben. Kann ich die internen Kosten frei lassen?
Diese Frage begegnet uns häufig im Bereich der Reinigungs- und Pflegedienste. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass im Rahmen des fm.benchmarking strategische, administrative und operative Leistungsanteile bzw. in diesem Falle Personalkosten erhoben werden. Oft werden ausschließlich administrative und operative Leistungen an den Dienstleister vergeben, während strategische Leistungen weiter intern erbracht werden. Diese sollten entsprechend erhoben werden. Gleiches gilt im Bereich der Instandhaltung beispielsweise auch für die Begleitung von Dienstleistern, die häufig durch internes Personal erfolgt.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch Tätigkeiten, die außerhalb des Tagesgeschäfts anfallen, z. B. die Durchführung oder Begleitung von Audits.
Wie gehe ich vor, wenn ich keinen Zugriff auf Personalkosten habe?
Der Datenerfassungsbogen im fm.benchmarking bietet die Möglichkeit, alternativ zu den anfallenden Personalkosten Vollzeitäquivalente (VÄ/FTE) anzugeben. In diesem Fall werden die Kosten im Rahmen von branchen- und tätigkeitsbezogenen Vergleichsbenchmarks (Personalkosten) erhoben. Falls Sie dies wünschen, stimmen wir die genaue Vorgehensweise gerne direkt mit Ihnen ab, um ein bestmögliches Ergebnis für Sie zu erreichen.
