Von Bürogebäude bis zum Rechenzentrum: Die größten Kosten im Technischen Gebäudemanagement entstehen durch Instandhaltungsaufgaben.
Diese betreffen sowohl Wartungs- und Inspektionsaufgaben als auch Instandsetzungsleistungen. Daher lohnt ein Blick auf die Details dieser Kostenart, heute der Instandsetzungspauschale.
Eine Instandsetzungspauschale wird oft im Rahmen von umfangreicheren FM-Ausschreibungen vereinbart. Sie dient dazu, den administrativen Aufwand für die Abwicklung aller Maßnahmen in einem überschaubaren Rahmen zu halten. In der Praxis wird sie allerdings verhältnismäßig wenig eingesetzt, wie eine Umfrage zur Ausschreibung des Technischen Gebäudemanagements im aktuellen fm.benchmarking Bericht 2021 zeigt. Nur knapp 40 Prozent der Befragten nutzen demnach eine Instandsetzungspauschale:
Mehr Informationen zu der Umfrage Ausschreibung des Technischen Gebäudemanagements erhalten Sie entweder im fm.benchmarking Bericht 2020 oder in unserem Webinar am 27.04.2021. Dort stellt Tobias Rotermund die Ergebnisse vor und gibt Tipps für die Umsetzung in der Praxis. Themen sind u.a. Ausschreibungsstrategie, Ausschreibungsunterlagen und die Bieterauswahl. Das Webinar ist kostenfrei.
Instandsetzungspauschale mit oder ohne Wertgrenze?
Aus Sicht der rotermund.ingenieure wäre der Einsatz einer Instandsetzungspauschale ohne Wertgrenze sinnvoll. Gründe dafür sind u.a. die Planungssicherheit des Auftraggebers, der Anreiz zu guten Wartungs- und Inspektionsleistungen bei den Dienstleistern und die geringeren Aufwendungen seitens des Auftraggebers und -nehmers.
Beispiel Planungssicherheit: Eine Instandsetzungspauschale erhöht die Planungssicherheit bei der Budgetierung des technischen Gebäudemanagements. Denn in der Praxis führen außerordentliche Maßnahmen in Form von kleineren und größeren Instandsetzungen häufig dazu, dass Budgetrahmen nicht eingehalten werden. Alternativ läge ein erhöhter Abnutzungsvorrat an den technischen Anlagen vor, der in weiterer Folge zu einer Verkürzung der Lebenszyklen führen kann und den es daher zu vermeiden gilt.
Was spricht gegen eine Instandsetzungspauschale?
Indes gibt es auch Gründe gegen den Einsatz einer Instandsetzungspauschale. Vorrangig ist dabei die Pauschale bzw. der Preis für die Pauschalleistung zu nennen, der höher liegen kann als der Preis für die summierten Einzelleistungen. Diese Thematik vertieft Prof. Rotermund in dem Blogpost „Pauschalen für Instandsetzungsleistungen“.
Wie empfehlen Ihnen, bei der Vorbereitung einer Ausschreibung bzw. der Vertragsabschließung mit einem Dienstleister eine Betrachtung und Abwägung von Wirtschaftlichkeit, Qualität und Risiko durchzuführen und ein ausgewogenes Anreizsystem zu implementieren. Gerne unterstützen rotermund.ingenieure Sie dabei.