Schlagwort: Benchmarking

Optimierung durch Benchmarking

Benchmarking – und dann?

Optimierung, Kostenreduktion, Verschlankung der Prozesse bei gleichbleibender Leistungsfähigkeit – Diese Schlagworte fallen in vielen unserer Gespräche. Viele Unternehmen und Organisationen haben die richtigen Ziele vor Augen. Nur: Wie umsetzen? Viele tun sich schwer, die Ausgangslage richtig zu bewerten. Hier kann ein Benchmarking als wichtiges Instrument zur Bestimmung der eigenen Kosten dienen.

 

Kostenvergleich

Wenn Sie sich für ein Benchmarking der Gebäudenutzungskosten entschieden haben, muss Ihnen bewusst sein, dass die Ergebnisse auch Schwächen Ihres Unternehmens aufzeigen werden. Um den Benchmark als Steuerungsinstrument sinnvoll zu nutzen, gilt es diese neutral zu betrachten und mit Blick auf die jeweilige Organisation sachlich zu bewerten.

Ganz allgemein gesprochen kann dies bedeuten, einfache Fragen zu stellen: „Warum liegen unsere Reinigungskosten so deutlich über dem Marktwert? Welche Faktoren sind hierfür ausschlaggebend?“ oder „Warum sind die Kosten für Betreiben/Betriebsführen am Standort A deutlich niedriger als an Standort B? Liegt dies in besonderen Maßnahmen begründet?“ Durch die Beantwortung sind die Ursachen für Kostenabweichungen und -veränderungen ersichtlich. Auf dieser Grundlage können Sie konkrete Maßnahmen zur Kostenreduktion zu entwickeln.

Optimierung

Der oben vorgestellte Prozess ist für einzelne Kostenarten oder punktuelle Maßnahmen in der Regel ausreichend. Wer es genauer wissen möchte oder die eigene Organisation nachweislich optimieren möchte, dem empfehlen wir umfassendere Schritte.

In unserer Checkliste zur Kosten- und Qualitätsoptimierung durch fm.benchmarking (siehe unten) stellen wir Ihnen eine mögliche Herangehensweise vor. Hierbei wird zwischen internen und externen Leistungen unterscheiden. Der jeweilige Anteil externer und interner Leistungen wird durch das gewählte Bertreibermodell und Betriebskonzept definiert, das hinsichtlich der strategischen Ausrichtung ebenfalls einer Prüfung unterzogen werden sollte.

Checkliste Kosten- und Optimierunspotentiale durch fm.benchmarking

Kostenermittlung

  • Interne Kostenermittlung (ggf. Teilnahme fm.benchmarking)
  • Kostenvergleich mit fm.benchmarking Bericht

Prüfung interne Leistungen

  • FM-Check (Leistungsfähigkeit interne Organisation)
  • Personalbedarfsermittlung
  • Überprüfung Betreibermodell/Betriebskonzept (Wirtschaftlichkeit intern/extern)

Prüfung externe Leistungen

  • Dienstleistungsaudit
  • Vertragsanalyse

Optimierung interne Leistungen

  • Optimierung einzelner Leistungsbereiche
  • Schulung interner Mitarbeiter

Optimierung externe Leistungen

  • Verbesserung Qualitäts-/Kostenkontrolle
  • Neuausschreibung externe Leistungen

Ihre nächsten Schritte

Gerne begleiten wir Sie bei den nächsten Schritten zur Optimierung. Sprechen Sie uns bitte an – auch wenn Sie Fragen zu den einzelnen Punkten der Checkliste haben.

Jeder Weg zur Optimierung des Facility Managements ist individuell. Daher stellen wir Ihnen gerne unsere Herangehensweise und die einzelnen Maßnahmen in einem persönlichen Gespräch vor.

Kostenstrukturierung bei Krankenhäusern

Der folgende Text ist ein leicht abgeänderter Auszug aus unserer Fachveröffentlichung „Kostenstrukturierung Krankenhäuser“. Die Veröffentlichung mit weiteren Details kann kostenfrei bei uns bestellt werden. 

 

Kennzahlen für Krankenhäuser

Seit 2010 vergleichen wir im fm.benchmarking Bericht die Vollkosten für das Facility Management in Kliniken und Krankenhäusern. Die Zielsetzung für das Benchmarking resultiert aus den Erkenntnissen, dass Krankenhäuser exakt wissen, welche Erlöse in einzelnen Bereichen erzielt werden und auch die Kosten für medizinische Leistungen bekannt sind. Die Kosten für das Facility Management (FM), bestehend aus technischen und infrastrukturellen Kosten, sind jedoch weitestgehend undifferenziert. Dabei sind die FM-Kosten mit einem durchschnittlichen Anteil von bis zu 30% eine nicht zu vernachlässigende Größe.

 

Datenstruktur hebt sich von anderen Gebäudetypen ab

Grundlage für die Erhebung im fm.benchmarking ist einerseits die GEFMA Richtlinie 812, Ausgabe 2007-06, und andererseits die Vereinbarung eines eigen gegründeten Arbeitskreises im Jahre 2010. Die Datenstruktur der Kennzahlen hebt sich aufgrund dieser Bestimmungen von den restlichen Kennzahlen im Bericht ab und gliedert sich in erster Linie in Raum-Cluster (RC) und Aufwandsbereiche (AWB).

Die Kostenstrukturen im fm.benchmarking sind an gängige DIN-Normen sowie die Ö-Norm angelehnt. Vornehmlich stammen die Definitionen und Begriffe der Kosten aus der DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“ und der DIN 32736 „Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen“.

 

Raumcluster

Typische FM-Teilleistungen werden über ihre Bündelung in den Räumen, unabhängig vom medizinischen Leistungsspektrum der Krankenhäuser, zugeordnet und so grundsätzlich vergleichbar gemacht.

Die Räume eines Krankenhauses unterscheiden sich nicht durch unterschiedliche Arten von FM-Leistungen, die sie zum „Funktionieren“ bringen. Vielmehr sind dieselben FM-Leistungen in unterschiedlicher Aufwandsintensität für die jeweiligen Räume typisch. Eine Verdichtung zu Raum-Clustern ist deshalb möglich, weil der Grad der Inanspruchnahme der verschiedenen FM-Leistungen innerhalb eines Clusters vergleichbar ist.

Der den Raum-Clustern zugewiesene FM-Aufwand wird damit über unterschiedliche Krankenhäuser hinweg vergleichbar, wenn dieser Funktionsbereich in dem jeweiligen Krankenhaus vorhanden ist.

Dabei werden praktikabler Weise nicht eindeutig zuordbare Flächen, wie Verkehrs- und Funktionsflächen, aber auch Nebennutzungsflächen, den sie umgebenen Raumfunktionen/Raum-Clustern zugeordnet. Das bedeutet, dass dem Raum-Cluster „Bettenstation“ auch die Flure, Stationsküchen, Arzt- und Schwesternzimmer etc. zugeordnet werden können. Dasselbe gilt beispielsweise für therapeutische Bereiche – hier kann die gesamte Station dem Cluster zugeordnet werden.

Zusätzlich zu den genannten Raum-Clustern werden die Aufwandsbereiche mit der gängigen Bezugsgröße Brutto-Grundfläche (BGF) in Verhältnis gesetzt.

Mittelwert, Median – woran soll ich mich orientieren?

Welcher Vergleichswert ist der Richtige?

Bei dem Vergleich der Kosten- bzw. Leistungswerte stehen Ihnen im fm.benchmarking Bericht für jede Kennzahl verschiedene Kostenwerte zur Verfügung. In der Regel werden diese mittels Box-Plot-Diagramm dargestellt und tabellarisch ausgewiesen:

Kennzahlenebenen nach fm.benchmarking

 

Diese Darstellung hat den Vorteil, dass sich Kennzahlen schnell in die Werteverteilung der Stichprobe einordnen und beurteilen lassen.

Welcher Vergleichswert nun für Sie der Richtige ist, hängt grundsätzlich von Ihrem Ziel ab. Möchten Sie Werte „nur“ vergleichen oder möchten Sie Ihr Gebäude optimieren?

Zur Interpretation eines spezifischen Vergleichswertes bietet es sich an, zunächst den angegebenen Mittelwert als Maßstab zu setzen. Der Box-Plot bietet nun die Möglichkeit, den Vergleichswert in das Wertespektrum der Stichprobe einzuordnen.

Das Erreichen des ausgewiesenen Mittelwertes ist allerdings kein Indiz für ein optimiertes Gebäude. Je nach Kostenart liegen die Optimierungsziele auch in der Nähe des Medians (aufgrund der Ermittlung deutlich robuster gegen Ausreißer als der Mittelwert) oder sogar in der Nähe des 1. Quartils.

Unser Tipp: Möchten Sie Ihre Gebäudenutzungskosten senken, wählen Sie die Range zwischen 1. Quartil und Median als Zielgröße!