Kosten senken in der Unterhaltsreinigung
Die Kosten der Reinigungs- und Pflegedienste sind mit rund 75% vorrangig durch den Posten Unterhaltsreinigung geprägt. Dennoch werden die Aufwände für diese prominente Kostenart in vielen Unternehmen nicht oder nur unzulänglich geprüft. Wir machen Schluss mit „Das haben wir immer schon gemacht“ und geben Tipps, wie Sie konkrete Optimierungspotenziale in der Unterhaltsreinigung identifizieren können. Am Ende des Beitrags finden Sie unsere Checkliste Kosten senken in der Unterhaltsreinigung.
Die Reinigungskosten werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Die Häufigkeit der Reinigung, die Reinigungsqualität, die Erreichbarkeit der zu reinigenden Flächen und deren Materialität können sich unterschiedlich auf Kosten auswirken. Entsprechend bieten diese Faktoren schnelle und einfach umzusetzende Hebel, um die Kosten der Unterhaltsreinigung zu senken.
Kurze Reinigungszyklen verdoppeln die Kosten
Die durchschnittlichen Kosten für die Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes liegen bei 9,08 Euro pro m² BGF im Jahr (Quelle: fm.benchmarking Bericht 2018). Betrachtet man die zugrunde liegenden Reinigungszyklen, ergibt sich jedoch ein sehr viel differenzierteres Bild:
Wie wirken sich nun die Reinigungszyklen auf die Unterhaltsreinigung aus? Die Annahme, kürzere Reinigungszyklen trieben die Kosten in die Höhe, wird eindeutig bestätigt. Mehr noch: Die Kosten für eine tägliche Unterhaltsreinigung liegen in etwa doppelt so hoch wie die Kosten derjenigen Unternehmen, die ihr Gebäude nur 1x pro Woche reinigen.
Unser Tipp: Prüfen Sie Ihre Reinigungszyklen! In vielen Fällen ist eine wöchentliche Reinigung in Bürogebäuden ausreichend. Hiermit lassen sich im Schnitt 15,2% der Kosten sparen.
Qualitätsanforderungen beeinflussen Gesamtkosten
In der vorgenannten Auswertung wurde nicht nach Voll- oder Sichtreinigung oder anderen Serviceleveln unterschieden. Wir haben daher eine zweite Auswertung gemacht. Jeder Teilnehmer am fm.benchmarking wird gebeten, die Qualitätsanforderungen der Reinigungsleistungen intuitiv einzuschätzen und als „Hoch“, „Standard“ oder „Niedrig“ einzustufen.
Es ist wenig verwunderlich, dass sich auch hier eindeutige Unterschiede in den tatsächlichen Kosten bemerkbar machen:
Ob Vorgaben durch die Unternehmensführung oder Ansprüche durch die Mitarbeiter, eine Korrektur der Qualitätsanforderungen bedarf oft einem größeren Aufwand, der auch kommunikativ begleitet werden muss. Aber auch, wenn Sie nicht gleich den ganz großen Wurf starten möchten, können Sie einige Dinge prüfen: Enthält Ihr SLA (Service-Level-Agreement) umfangreiche Sonderleistungen, auf die im Einzelfall verzichtet werden kann (z.B. Geschirrspüler ein- und ausräumen)?
Qualitative Einflussfaktoren
Mit den Reinigungszyklen und Qualitätsanforderungen wurden bereits zwei qualitative Einflussfaktoren für die Kosten der Unterhaltsreinigung angesprochen. Im Folgenden möchten wir einige weitere nennen:
· Reinigungskataster
Bauen Sie ein Reinigungskataster (Raumkataster) auf.
· Reinigungszyklen
· Reinigungsarten/Qualitätsanforderungen
Ist die Vollreinigung stets von Nöten oder könnte sie teilweise durch eine Sichtreinigung ersetzt werden?
· Reinigungsplanung
Tag- oder Nachtreinigung? Prüfen Sie, ob mögliche Zuschläge durch den gewählten Zeitraum anfallen.
· Personalbedarf
Ermitteln Sie den tatsächlich benötigten Personalbedarf und passen Sie diesen an.
· Lohnniveau/Tarif
· Outsourcing-Grad der Leistungen
Führen Sie eine Make-or-Buy-Analyse durch. Oft lassen sich hier Kosten deutlich reduzieren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf unserer Projektwebsite www.fm-ausschreibung.de.
· Vertragsgestaltung externer Verträge
Sind Ihre externen Verträge optimiert? Eine Checkliste erhalten Sie bei rotermund.ingenieure.
· Nutzerverhalten
Schaffen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Sauberhaltung ihres Arbeitsplatzes (Mülltrennung, aufgeräumte Schreibtsiche).
Konstruktive Einflussfaktoren
Im Gegensatz zu den qualitativen Einflussfaktoren lassen sich konstruktiv bedingte Faktoren in der Regel nur im Zuge eines Neubaus oder im Rahmen einer umfangreichen Sanierung bzw. eines Umbaus umsetzen. Dennoch möchten wir ausgewählte Faktoren nennen, die Sie mit Blick auf eine Reduzierung der Unterhaltsreinigungskosten beachten sollten:
· Verhältnis BGF/Reinigungsfläche
· Raumkonzepte
· Zugänglichkeit der Reinigungsfläche
Aufwändig erreichbare Flächen wirken sich kostentreibend aus. Prüfen Sie die Zugänglichkeit!
· Materialarten
Bodenbeläge, Wand- und Deckenbekleidungen oder Schmutzfangzonen – Achten Sie auf reinigungsfreundliche Materialarten.
Checkliste Kosten senken
Zum Download der Checkliste „Kosten senken in der Unterhaltsreinigung“ (PDF) klicken Sie bitte auf das folgende Bild:
Haben wir Ihr Interesse an Optimierungspotenzialen geweckt?
Wir möchten an dieser Stelle künftig auch andere Kostenarten hinsichtlich Ihrer Optimierungspotenziale untersuchen. Schauen Sie daher gerne regelmäßig in unserem Blog vorbei!
Sofern Sie sich für konkrete Maßnahmen interessieren und hierbei Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns bitte an. Gerne besprechen wir mit Ihnen die nächsten Schritte in Ihrem Optimierungsprojekt oder schauen uns Teilaspekte gemeinsam mit Ihnen an.
– Informationen zur Datengrundlage –
Die ermittelten Werte ergeben sich aus dem fm.benchmarking Datenpool, Stand März 2018. In der Stichprobe wurden ausschließlich Büroimmobilien betrachtet, die sowohl Angaben zu den Serviceleveln getätigt als auch Kosten der Unterhaltsreinigung ausgewiesen haben. Die Preise gelten pro m² BGF.
- Über den Autor -
Dadurch, dass Frau Weiland das fm.benchmarking vom Account Management bis hin zur Datenauswertung und Berichtserstellung durchführt, sind auch ihre Themen auf unserem Blog sehr vielfältig. Sie teilt hier ihr Wissen und ihre Gedanken rund um Neuigkeiten, Strategie sowie Trends und Zahlen.
