Die moderne (Büro-)Arbeitswelt erlebt seit einigen Jahren einen Umbruch, der nicht nur durch den Einsatz neuer Technologien, sondern auch durch einen fundamentalen Wandel in der Arbeitskultur #newwork geprägt ist. Unsere Marktumfrage im Sommer 2022 „Neue Arbeitswelten – New Work aus Sicht des FM“ sowie die Eindrücke auf dem #workplacekongress2023 , zeigen nach wie vor, dass dem Facility Management eine wichtige Rolle bei diesem Wandel zugeschrieben wird. Darüber hinaus wurde auf dem Kongress auch die obligatorische Relevanz der Schnittstellen zwischen den verschiedenen Akteuren deutlich. IT, Human Ressource, HSE (Arbeitssicherheit) und FM gehen teils ohnehin Hand in Hand und müssen es bei dem Wandel der Arbeitswelten umso mehr. Der Einsatz eines CAFM- oder Workplacemanagement-Systems kann einen wertvollen Beitrag dabei leisten.
Gleichzeitig dreht die Welt sich weiter und der Kostendruck, u.a. aufgrund gegenwärtiger Marktentwicklungen und anhaltenden Preissteigerungen*, bewegt die FM-Branche aktuell zu steigenden Untersuchungen und Maßnahmen hinsichtlich einer Kostenoptimierung- und Einsparung.
Während die Konzepte von New Work und Facility Management jeweils für Innovation und Effizienz stehen, wirft ihre Verschmelzung in der Praxis einige kritische Fragen auf.
Flexibilität vs. Struktur
New Work betont die Notwendigkeit flexibler Arbeitsstrukturen, die Raum für Kreativität und Eigenverantwortung bieten. Facility Management hingegen strebt nach möglichst klaren Strukturen und Effizienz. Hier entsteht eine Spannung zwischen der Notwendigkeit, flexible Arbeitsumgebungen zu fördern, und der Herausforderung, effektives Facility Management zu gewährleisten. Ein herausforderndes Thema kann hierbei die Flächenberechnung sein. Zum einen werden Sharing-Modelle noch nicht in ausreichender Form berücksichtigt, was die Berechnung und Analyse erschwert. Zum anderen erfordert die Berechnung des Büroflächenbedarfs bei Desk-Sharing-Modellen eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung, sprich Ressourcen, um die Effektivität des Modells sicherzustellen. Laut aktueller fm.benchmarking Marktumfragen sind Flächenreduzierung und Effiziente Flächennutzung für Unternehmen und Organisationen eine hohe Motivation sich mit #newwork auseinanderzusetzen. Darüber hinaus geben 42 % der Befragten an, dass sie die Reduzierung von Büroflächen und Einführung von Desk-Sharing Modellen zwecks Kostenreduzierung im FM plant durchzuführen bzw. 36 % dies bereits abgeschlossen hat oder aktuell durchführt.
Technologie als Treiber oder Hindernis?
Die Digitalisierung ist ein zentraler Bestandteil sowohl von New Work als auch von Facility Management. Fakt ist: Digitalisierungslösungen können die Effizienz steigern. Um diese Lösungen zielführend zu nutzen, muss berücksichtigt werden, dass technologische Lösungen mit einer langfristigen Strategie implementiert und entsprechende Anwender oder Dienstleister geschult werden. Zudem ist ebenso wichtig sicherzustellen, dass die Systeme in einem größtmöglichen, und nicht – wie in der Praxis zu oft der Fall – im kleinstmöglichen Umfang genutzt werden. Ein polarisierendes Digitalisierungsthema ist die automatisierte Erfassung der Flächenauslastung z.B. durch Sensoren an Arbeitsplätzen. Aus Sicht des FMs ist eine größtmögliche Transparenz für z.B. eine effiziente bedarfsgerechte Reinigung u. a. von Desk-Sharing Flächen unerlässlich. Dem gegenüber stehen Sorgen zum Datenschutz oder Tracking der Arbeitsabläufe seitens der Arbeitnehmenden. Hier besteht Bedarf zu Aufklärung und Partizipation. Wir blicken in eine Zukunft von einer wachsenden Anzahl an hybriden Arbeitsplätzen während 85 %** der befragten Unternehmen/Organisationen im Jahr 2022 noch in klassischen Zyklusintervallen reinigen.
Mitarbeiterzufriedenheit vs. Sicherheit und Effizienz
New Work legt einen starken Fokus auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität. Die Gestaltung der Arbeitswelten spielt dabei eine wesentliche Rolle. Doch wie verträgt sich dies mit den Richtlinien und Effizienzzielen des Facility Managements? Und wie werden die bereitgestellten Arbeitsplätze seitens der Mitarbeitenden angenommen? Die optimale Gestaltung von Arbeitsräumen- und plätzen geht weit über ästhetische Ansprüche und Trends hinaus. An erster Stelle sollte die Mitarbeiterbeteiligung stehen, da ein Unternehmen/eine Organisation andererseits Gefahr läuft, dass monetärer Aufwand nicht im angebrachten Verhältnis zur Mitarbeiterproduktivität und -bindung steht. Brauchen die Mitarbeitende eine Tribüne oder ist es vielleicht eher ein weiterer Besprechungsraum, der den Bedürfnissen gerecht wird? Weiter sollte die Ausgestaltung der Arbeitsplätze sowohl wirtschaftlich vertretbar sein (hochwertige Materialien, temporäre Raumlösungen usw. können z. B. einen Mehraufwand in der Reinigung bedeuten), als auch den aktuell geltenden Sicherheitsanforderungen gerecht werden. Andersherum müssen sich auch Richtlinien den neuen Trends anpassen, so wurde beispielsweise 2016 erstmal Telearbeit in die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) aufgenommen.
In der Fusion von Facility Management und New Work liegt das Potenzial für eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung – vorausgesetzt, die Herausforderungen werden konstruktiv angegangen.
Die Verbindung zwischen New Work und Facility Management birgt zweifelsohne Chancen für eine modernere, effizientere Arbeitswelt. Doch die erfolgreiche Implementierung erfordert eine sorgfältige Abwägung der unterschiedlichen Prinzipien und Ziele. Eine kritische Reflexion über die Auswirkungen auf Mitarbeitende, Technologie, Nachhaltigkeit und Sicherheit sowie die Einbeziehung aller beteiligten Akteure ist entscheidend, um einen ausgewogenen Weg zwischen Innovation und praktischer Umsetzbarkeit zu finden. In dieser Fusion liegt das Potenzial für eine zukunftsweisende Arbeitsumgebung – vorausgesetzt, die Herausforderungen werden konstruktiv angegangen. Wir plädieren für eine zielgerichtete interdisziplinäre Zusammenarbeit der handelnden Akteure bis hin zu den gestaltenden Gewerken, wie z.B. dem (Innen-)Architekten.
Wir beraten Sie gerne zu Optimierungspotenzialen der Flächen- oder Dienstleistungseffizienz – auch im Hinblick auf New Work Konzepte und/oder bei der Implementierung eines geeigneten Gebäudeautomations- und/oder CAFM-Systems. Sprechen Sie uns dazu unverbindlich an. Wir freuen uns auf einen Austausch.
Die gesamte Auswertung zum Thema „Neue Arbeitswelten – New Work aus Sicht des FMs“ können Sie im fm.benchmarking Bericht 2023 nachlesen. Die Auswertung der Marktbefragung zum Sonderthema „Kostenoptimierung im FM“ finden Sie im fm.benchmarking Bericht 2024, welcher im Januar 2024 erscheint.
* Aus der Marktumfrage „Kostenoptimierung im FM – Eine Momentaufnahme“ erscheint im fm.benchmarking Bericht 2024. Teilgenommen haben 71 Unternehmen/Organisationen.
**Aus der Marktumfrage „Neue Arbeitswelten – New Work aus Sicht des FMs“ erschienen im fm.benchmarking Bericht 2023. Teilgenommen haben 49 Unternehmen/Organisationen.
