Monat: April 2024

Der fm.benchmarking Bericht 2026 ist jetzt erhältlich!

Wir freuen uns, Ihnen den fm.benchmarking Bericht 2026 vorstellen zu dürfen, der Ihnen einen eingehenden Einblick in die aktuellen Entwicklungen und Kennzahlen des Facility Managements ermöglicht. In einer Zeit, die von dynamischen Marktbedingungen und sich ständig wandelnden Herausforderungen geprägt ist, setzen wir dieses Jahr besonders auf das Sonderthema „Kostenoptimierung im Facility Management – Eine Momentaufnahme“.

Ein Blick auf das Sonderthema: Sanierungsdruck im Gebäudebestand

Der steigende Sanierungsdruck im Gebäudebestand stellt Unternehmen und Facility Management vor zentrale strategische, wirtschaftliche und regulatorische Herausforderungen. Unser diesjähriges Sonderthema im fm.benchmarking Bericht 2026 gibt ein aktuelles Stimmungsbild dazu, wie Organisationen mit Sanierungsbedarf und Sanierungsstau umgehen – und welche Rolle Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Werterhalt und langfristige Betriebsfähigkeit dabei spielen.

Die zugrunde liegende Online-Umfrage zum Jahresende 2025 umfasst Teilnehmer aus mehr als 12 verschiedenen Branchen. Im Fokus steht die Frage, nach welchen Strategien gehandelt wird, welche Herausforderungen und Chancen gesehen werden und wie das Facility Management zwischen Werterhalt, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit agiert. Besonders deutlich wird: Mehr als 50 % der Befragten schätzen sowohl den Sanierungsbedarf als auch den bereits bestehenden Sanierungsstau im hohen Bereich ein. Gleichzeitig wird die strategische Einflussnahme als zentrale Chance für das Facility Management verstanden, um den steigenden Sanierungsdruck aktiv mitzugestalten.

Auf 29 Seiten Auswertung bietet der Bericht eine detaillierte Betrachtung der Umfrageergebnisse und analysiert die Erkenntnisse unter praxisnahen Gesichtspunkten. Ergänzt wird die Auswertung durch Erfahrungen aus dem Beratungsgeschäft sowie einen Expertenteil zur Abwägung von Sanierung versus Neubau – unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit, Werterhalt und langfristiger Betriebsfähigkeit. So entsteht ein fundierter Überblick darüber, welche Faktoren Sanierungsstau begünstigen, welche wirtschaftlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen Einfluss nehmen und welche Rolle belastbare Lebenszykluskostenbetrachtungen in Entscheidungsprozessen spielen.

Neben dem Schwerpunktthema bietet der fm.benchmarking Bericht 2026 auch die wesentlichen Führungs- und Analysekennzahlen der Nutzungs- und Betriebskosten von Gebäuden. Mit einem Datenpool von 124 Mio. m² Brutto-Grundfläche, 16 Gebäudetypen und bis zu 750 Kennzahlen je Gebäudetyp zählt fm.benchmarking zu den umfangreichsten Datenquellen für Gebäudenutzungskosten auf Vollkostenbasis. Auf 224 Seiten Kennzahlen erhalten Sie einen detaillierten Einblick in aktuelle Kostenstrukturen, Verbräuche, Flächen, Errichtungs-, Nutzungs-, Sanierungs- und Lebenszykluskosten – als Grundlage zur Definition individueller Optimierungspotenziale, zum Aufbau eigener Kennzahlensysteme oder als Basis für die Lebenszykluskostenberechnung.

Wie kann ich den fm.benchmarking Bericht 2026 kaufen?

Sichern Sie sich Ihr Exemplar des fm.benchmarking Berichts 2024, indem Sie unser Bestellformular nutzen. Teilnehmer an unserem fm.benchmarking erhalten nicht nur einen kostenfreien Bericht, sondern profitieren zudem von einer individuellen Analyse für jedes betrachtete Gebäude.

Jetzt den fm.benchmarking Bericht 2026 bestellen!

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Wir freuen uns darauf, Ihnen mit dem fm.benchmarking Bericht 2026 wertvolle Einblicke und Informationen zu bieten, um Ihre Facility- und Immobilienmanagementstrategien zu vergleichen und im Bedarfsfall zu optimieren.

Methoden um Kostentreiber zu identifizieren

Ein effektives Kostenmanagement ist für Unternehmen jeder Größe und Branche entscheidend, um ihre Rentabilität zu steigern und langfristig erfolgreich zu sein. Die Identifizierung von Kostentreibern spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie dabei unterstützt, ineffiziente Prozesse zu erkennen, Kosten zu senken und Ressourcen optimal zu nutzen.

Für die Erstellung des fm.benchmarking Berichts 2024 haben wir gemeinsam mit der FH Münster eine Umfrage zum Schwerpunktthema „Kostenoptimierung im Facility Management“ durchgeführt. Dabei wurden Unternehmen und Organisationen zu ihren bevorzugten Methoden zur Identifizierung von Kostentreibern befragt. Die Ergebnisse bieten interessante Einblicke in die Vielfalt der Methoden und deren Anwendung in der Praxis.

Für einen ausführlichen Einblick in das Thema der Kostenoptimierung im Facility Management empfehlen wir unseren diesjährigen fm.Benchmarking Bericht.
Abbildung 1: Umfrageergebnis aus unserer Marktbefragung im Sommer 2023

Auf den ersten Blick ist erkennbar, dass es klare Favoriten bei der Wahl der Kostenanalyse gibt. Das Benchmarking sowie die Analyse (Soll-Kostenermittlung von Sachkosten) werden von mehr als 60 % der Befragten bereits verwendet oder sollen zukünftig angewendet werden. Doch auch die zahlreichen anderen Methoden finden in der Praxis ihre Anwendung.

Die Vielzahl und Komplexität der verfügbaren Methoden stellen eine Herausforderung bei der Auswahl der geeigneten Methode dar. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Vor- und Nachteile jeder Methode sowie deren Kompatibilität mit den Zielen der Kostenanalyse sorgfältig abzuwägen.

Gerne bieten wir Ihnen hiermit einen Einblick in die jeweilige Methode:

Benchmarking

Benchmarking in der Immobilienwirtschaft ist ein kontinuierlicher Lernprozess, bei dem Unternehmen die Leistung, Strukturen, Prozesse, Kosten und Ressourcenverbräuche ihrer Immobilien mit Best-Practice-Beispielen vergleichen. Dabei werden vergleichbare Gebäudetypen berücksichtigt und Kennzahlen wie Flächenverhältnisse oder Instandhaltungsraten verwendet.

  • Vergleich mit Best-Practice-Beispielen ermöglicht die Identifizierung von Schwachstellen
  • Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen wie Veränderungen in der Ausschreibungspraxis oder Anpassungen von Reinigungsintervallen
  • Langfristige Nutzungseffekte durch wiederholende Vergleiche und Anpassungen im Rahmen eines Kreisprozesses
  • Notwendigkeit vergleichbarer Daten, um aussagekräftige Vergleiche zu ermöglichen
  • Die Sammlung und Analyse von Daten für das Benchmarking kann sehr aufwendig sein und erfordert eine genaue Erfassung und Aufbereitung der Informationen
  • Potenzielles Übersehen spezifischer interner Prozessabläufe oder Vorgänge, die von Best-Practice-Beispielen abweichen

Benchmarking erweist sich als äußerst wirkungsvoll für eine langfristige Kostenkontrolle sowie für die kontinuierliche Verbesserung des Kostenmanagements. Es ist ideal, um Kosten im Vergleich zu Branchenstandards zu bewerten und bewährte Praktiken zu identifizieren.

Analyse (Soll-Kostenermittlung Sachkosten)

Die Soll-Kostenermittlung ist ein Prozess, bei dem die tatsächlichen Kosten für Ressourcen und Dienstleistungen in der Gebäudeverwaltung analysiert werden, um realistische Zielkosten festzulegen, die mit den Budgetvorgaben und organisatorischen Zielen übereinstimmen. Dabei werden Ausgaben überprüft, Einsparungspotenziale identifiziert und eine effizientere Nutzung von Ressourcen angestrebt, um langfristige finanzielle Stabilität zu gewährleisten.

  • Präzise Identifikation von Kostentreibern
  • Zielorientierung durch Festlegung von Zielkosten
  • Kontinuierliche Überwachung und Kontrolle der Kostenentwicklung
  • Komplexer Prozess mit ausführlicher Datenanalyse
  • Zeitaufwand bei Durchführung und Überwachung
  • Risiko von Fehleinschätzungen bei ungenauen Daten

Die Analyse zur Soll-Kostenermittlung von Sachkosten eignet sich optimal für eine gründliche Untersuchung der tatsächlichen Kosten für Ressourcen und Dienstleistungen sowie für eine langfristige und präzise Kontrolle der Kosten.

Personalbedarfsermittlung

Die Personalbedarfsermittlung im Facility Management ist ein wichtiger Prozess, um die richtige Anzahl und Qualifikationen der Mitarbeiter für die Verwaltung und Pflege von Gebäuden zu bestimmen. Dieser Prozess berücksichtigt Gebäudemerkmale, um die genaue Anzahl an Mitarbeitern in verschiedenen Funktionen wie Wartung, Reinigung und Sicherheit zu ermitteln. Eine präzise Personalbedarfsermittlung ermöglicht eine optimale Ressourcennutzung und einen reibungslosen Betrieb bei hoher Nutzerzufriedenheit.

  • Präzise Bedarfsbestimmung für effiziente Aufgabenbewältigung
  • Optimale Ressourcennutzung zur Vermeidung von Überkapazitäten
  • Kostenkontrolle durch passgenaue Personalplanung
  • Komplexität und Zeitintensität der Analyse
  • Schwierigkeiten bei der Vorhersage unvorhergesehener Ereignisse im Personalbedarf
  • Mögliche Engpässe bei zu starrem Personalplanungsansatz

Die Methode der Ermittlung des Personalbedarfs eignet sich besonders, um den optimalen Personalbedarf für verschiedene Funktionen zu bestimmen. Dies ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, die Kosten für Arbeitskräfte zu verstehen und effizient einzusetzen.

Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse visualisiert und bewertet Prozessabläufe im Facility Management, um Effizienz zu steigern und Verschwendung zu reduzieren. Sie identifiziert Engpässe und nicht wertschöpfende Aktivitäten, z.B. bei der Instandhaltung, um Prozesse zu optimieren und Reaktionszeiten zu verkürzen. Ein Beispiel ist die Analyse der Instandhaltungsabläufe eines Bürogebäudes, um eine reibungslose Durchführung sicherzustellen und die Reaktionszeit zu optimieren, z.B. durch verbesserte Beschaffungs- und Lagerprozesse für Ersatzteile.

  • Effizienzsteigerung durch Identifizierung ineffizienter Prozesse
  • Erkennung und Reduzierung von Verschwendung
  • Ganzheitlicher Blick auf Kostenfaktoren über die Wertschöpfungskette
  • Komplexität und Zeitaufwand
  • Hoher Ressourcenaufwand für Durchführung und Aktualisierung
  • Subjektive Bewertungen können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen

Durch den ganzheitlichen Blick auf die Kostenentwicklung über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg, kann eine dauerhafte Effizienz- und Prozessoptimierung erreicht werden.

Make-or-buy Analyse

Die Make-or-Buy-Analyse ist ein Entscheidungsprozess, bei dem Organisationen abwägen, ob sie bestimmte Dienstleistungen intern bereitstellen oder extern beziehen sollten. Dabei werden Faktoren wie Kosten, Fachkenntnisse, Qualität und Risiken berücksichtigt. Die Entscheidung hängt von der Kernkompetenz des Unternehmens, der Kostenstruktur und anderen strategischen Überlegungen ab. Ziel ist es, interne Ressourcen effizient zu nutzen und optimale Qualität zu gewährleisten, egal ob intern oder extern erbracht.

  • Kostenkontrolle durch Vergleich von internen und externen Dienstleistungen
  • Risikomanagement bei der Entscheidung für interne oder externe Bereitstellung
  • Fokus auf Kernkompetenzen durch Auslagerung nicht-kerngeschäftlicher Aufgaben
  • Komplexität der Entscheidungsfindung durch vielfältige Faktoren
  • Externe Dienstleister können möglicherweise ihre eigenen Kostenstrukturen nicht vollständig offenlegen, was zu ungenauen Kostenvergleichen führen kann
  • Externe Markteinflüsse oder Änderungen in den Rahmenbedingungen können die anfänglich vorteilhafte Entscheidung für make-or-buy im Laufe der Zeit beeinflussen, was zu unerwarteten Kostenerhöhungen oder anderen Problemen führen kann

Die Make-or-Buy-Analyse ist besonders geeignet, um Kostentreiber zu identifizieren, wenn Entscheidungen über Out- oder Insourcing getroffen werden müssen.

Input-Output-Analyse

Die Input-Output-Analyse ist eine Herangehensweise zur Untersuchung und Quantifizierung der Ressourceneinsätze (Inputs) und der erzielten Ergebnisse (Outputs) im Zusammenhang mit der Verwaltung von Immobilien und Gebäuden. Ziel dieser Analyse ist es, die Effizienz und Effektivität der betriebenen Facility-Management-Prozesse und -Dienstleistungen zu bewerten.

  • Umfassende Datenerfassung für ganzheitlichen Überblick
  • Identifiziert klare Zusammenhänge zwischen Ressourceneinsatz und erzielten Ergebnissen
  • Ermöglicht fundierte Entscheidungen basierend auf quantitativen Daten, nicht nur auf Annahmen
  • Komplexität der Datenerfassung kann zeitaufwändig sein
  • Begrenzte Berücksichtigung von Qualitätsaspekten
  • Erfordert regelmäßige Aktualisierung für relevante Ergebnisse

Die Input-Output-Analyse ist eine passende Methode, um die Ressourceneinsätze und Ergebnisse im Facility Management zu quantifizieren und ein besseres Verständnis für Kostenbeziehungen zu gewinnen. Mit dieser Methode können Kostenanalysen über einen bestimmten Zeitraum durchgeführt werden.

Kunden- bzw. Nutzeranalyse

Die Kunden- bzw. Nutzeranalyse bewertet die Bedürfnisse und Erwartungen von Gebäudenutzern. Durch Umfragen und Datenanalysen werden Nutzungsgewohnheiten, Sicherheitsanforderungen und individuelle Präferenzen erfasst. Weitere Schritte umfassen Datenerhebung, Nutzersegmentierung, Bedarfsbewertung, Serviceanpassung und kontinuierliches Feedback. Die Ergebnisse dienen der Anpassung von Services und Investitionsentscheidungen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und Werterhaltung von Immobilien.

  • Verbessertes Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzer
  • Ermöglicht gezielte Anpassungen von Facility-Services für eine optimale Nutzererfahrung
  • Fokussiert Investitionen und Ressourcen auf die Bereiche mit höchster Nutzerpriorität
  • Erfordert Zeit und Ressourcen für Umfragen, Interviews und Datenanalysen
  • Mögliche Verzerrung der Ergebnisse durch subjektive Einschätzung der Nutzer und Stichprobenfehler
  • Schwierigkeiten bei der Interpretation und Priorisierung von vielfältigen Nutzerdaten

Die Methode der Kunden- bzw. Nutzeranalyse ist besonders geeignet zur Bestimmung von Kostentreibern, wenn es darum geht, die wichtigsten Nutzerbedürfnisse zu identifizieren, um Kosten zu optimieren, die Nutzerzufriedenheit zu steigern und Ressourcen effizient einzusetzen.

rotermund.ingenieure steht Ihnen gerne bei der Kostenanalyse zur Seite. Insbesondere bei der Berechnung von Lebenszyklus- oder Nutzungskosten bieten wir Ihnen unsere Expertise an, um die Transparenz Ihrer Kosten zu erhöhen und Ihnen bei der Optimierung Ihrer Facility Management-Prozesse zu helfen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln, die zu einer nachhaltigen und effizienten Kostenstruktur in Ihrem Unternehmen führen.