fm.benchmarking Teilnehmer Check

Alle Teilnehmer am fm.benchmarking möchten nach Abgabe Ihrer Daten wissen, wo sie stehen und wie ihr Gebäude bzw. ihre Immobilien im Vergleich zu anderen aufgestellt sind. Einen ersten Ein- und Überblick bietet der fm.benchmarking Teilnehmer Check. Wie dieser aussieht und welche Angaben Sie dieser Individualanalyse entnehmen können, erfahren Sie in unserem heutigen Beitrag.

 

Wo stehen Sie?

Mit dem fm.benchmarking Teilnehmercheck analysieren wir Ihre Gebäudenutzungskosten im Vergleich zu aktuellen Kennzahlen und Marktwerten aus dem fm.benchmarking Bericht.

In der Regel erhalten unsere Teilnehmer hierzu eine vierseitige PDF, in der neben den Kontaktdaten und Basisangaben zum betrachteten Gebäude zunächst eine Übersicht über die Gesamtkosten dargestellt ist. So kann der jeweilige Betreiber auf einen Blick sehen, wie sein Gebäude aufgestellt ist.

Zum vergrößern klicken Sie bitte auf das Bild.

Aus Gründen des Datenschutzes mussten wir einige Stellen schwärzen. Hinter diesen Stellen finden sich Angaben zur Adresse des Teilnehmers sowie Angaben zum Standort des Gebäudes.

Kennzahlenvergleich

Auf den folgenden Seiten gehen wir dann ins Detail und stellen die konkreten Ergebnisse je Kostenart den Marktwerten aus dem fm.benchmarking Bericht gegenüber. Im Folgenden ist ein Auszug für den Bereich Infrastrukturelles Gebäudemanagement (Objekt) dargestellt. Entsprechende Auswertungen finden Sie zudem für die Segmente Infrastrukturelles Gebäudemanagement (Nutzer), Technisches Gebäudemanagement, Kaufmännisches Gebäudemanagement sowie Ver- und Entsorgung.

Die Unterteilung der Kostengruppen entspricht der des Datenerfassungsbogens und der Struktur des fm.benchmarking, angelehnt an die DIN 18960 „Nutzungskosten im Hochbau“ und die DIN 32736 „Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen“.

Bei der Analyse handelt es sich um einen automatisierten Datenabgleich. Vor diesem Hintergrund können wir die Auswertung nur übersichtsweise und in ausgewählten Kategorien erstellen. Sollten Sie sich für Detailkennzahlen interessieren, ziehen Sie bitte den vollständigen fm.benchmarking Bericht zu Rate. Diesen erhalten Sie im Rahmen einer Teilnahme in der Regel gratis (Ausnahme: fm.benchmarking Lite). Sollten Sie einzelne Detailkennzahlen benötigen, können Sie das fm.benchmarking-Team auch gerne direkt ansprechen.

Im Anschluss an den Benchmarking-Vergleich finden sich im fm.benchmarking Teilnehmer Check allgemeine Informationen und Erläuterungen zum Aufbau desselbigen.

 

Der Weg zur Optimierung

Wie Sie aus dieser ersten Analyse Optimierungspotentiale bzw. Maßnahmen zur Kostenreduktion entwickeln können, haben wir in unserem Beitrag „Optimierung durch Benchmarking“ ausführlich betrachtet.

Bei der Interpretation der Ergebnisse gilt es verschiedene Punkte zu beachten. Beispielsweise sind die betrachteten Kennwerte oftmals BGF-abhängig. In der Praxis stehen sie aber auch in Relation zur genauen Nutzung des Gebäudes, der Wasserfläche, der Geschosshöhe, den Nutzungszeiten oder der Arbeitsplätze. Welche Dinge Sie zur Einordnung beachten müssen, erläutern wir gerne in einem individuellen und für fm.benchmarking-Teilnehmer kostenfreien Online-Meeting.

Optimierung durch Benchmarking

Benchmarking – und dann?

Optimierung, Kostenreduktion, Verschlankung der Prozesse bei gleichbleibender Leistungsfähigkeit – Diese Schlagworte fallen in vielen unserer Gespräche. Viele Unternehmen und Organisationen haben die richtigen Ziele vor Augen. Nur: Wie umsetzen? Viele tun sich schwer, die Ausgangslage richtig zu bewerten. Hier kann ein Benchmarking als wichtiges Instrument zur Bestimmung der eigenen Kosten dienen.

 

Kostenvergleich

Wenn Sie sich für ein Benchmarking der Gebäudenutzungskosten entschieden haben, muss Ihnen bewusst sein, dass die Ergebnisse auch Schwächen Ihres Unternehmens aufzeigen werden. Um den Benchmark als Steuerungsinstrument sinnvoll zu nutzen, gilt es diese neutral zu betrachten und mit Blick auf die jeweilige Organisation sachlich zu bewerten.

Ganz allgemein gesprochen kann dies bedeuten, einfache Fragen zu stellen: „Warum liegen unsere Reinigungskosten so deutlich über dem Marktwert? Welche Faktoren sind hierfür ausschlaggebend?“ oder „Warum sind die Kosten für Betreiben/Betriebsführen am Standort A deutlich niedriger als an Standort B? Liegt dies in besonderen Maßnahmen begründet?“ Durch die Beantwortung sind die Ursachen für Kostenabweichungen und -veränderungen ersichtlich. Auf dieser Grundlage können Sie konkrete Maßnahmen zur Kostenreduktion zu entwickeln.

Optimierung

Der oben vorgestellte Prozess ist für einzelne Kostenarten oder punktuelle Maßnahmen in der Regel ausreichend. Wer es genauer wissen möchte oder die eigene Organisation nachweislich optimieren möchte, dem empfehlen wir umfassendere Schritte.

In unserer Checkliste zur Kosten- und Qualitätsoptimierung durch fm.benchmarking (siehe unten) stellen wir Ihnen eine mögliche Herangehensweise vor. Hierbei wird zwischen internen und externen Leistungen unterscheiden. Der jeweilige Anteil externer und interner Leistungen wird durch das gewählte Bertreibermodell und Betriebskonzept definiert, das hinsichtlich der strategischen Ausrichtung ebenfalls einer Prüfung unterzogen werden sollte.

Checkliste Kosten- und Optimierunspotentiale durch fm.benchmarking

Kostenermittlung

  • Interne Kostenermittlung (ggf. Teilnahme fm.benchmarking)
  • Kostenvergleich mit fm.benchmarking Bericht

Prüfung interne Leistungen

  • FM-Check (Leistungsfähigkeit interne Organisation)
  • Personalbedarfsermittlung
  • Überprüfung Betreibermodell/Betriebskonzept (Wirtschaftlichkeit intern/extern)

Prüfung externe Leistungen

  • Dienstleistungsaudit
  • Vertragsanalyse

Optimierung interne Leistungen

  • Optimierung einzelner Leistungsbereiche
  • Schulung interner Mitarbeiter

Optimierung externe Leistungen

  • Verbesserung Qualitäts-/Kostenkontrolle
  • Neuausschreibung externe Leistungen

Ihre nächsten Schritte

Gerne begleiten wir Sie bei den nächsten Schritten zur Optimierung. Sprechen Sie uns bitte an – auch wenn Sie Fragen zu den einzelnen Punkten der Checkliste haben.

Jeder Weg zur Optimierung des Facility Managements ist individuell. Daher stellen wir Ihnen gerne unsere Herangehensweise und die einzelnen Maßnahmen in einem persönlichen Gespräch vor.