Während sich Themen wie beispielsweise KI, ESG oder Smart Building erst in den letzten Jahren in der FM-Welt etabliert haben, ist die Thematik der Optimierung schon von Beginn an fest mit dem FM verwurzelt. Ob einzelne Prozesse, die FM-Organisation, Flächennutzung, Verbräuche oder Kosten: Den Optimierungspotenzialen sind augenscheinlich keine Grenzen gesetzt. Aber warum und was optimieren wir eigentlich und kann einfach drauf los optimiert werden oder müssen Grundvoraussetzungen erfüllt sein?
Widmen wir uns zunächst den Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Optimierung jeglicher Art gegeben sein sollten:
- Analyse des Ist-Zustands
- Sammlung von Daten
- Analyse der Daten hinsichtlich Schwachstellen, Engpässe und Ineffizienzen – hier kann, insb. bei Kosten, Flächen und Verbräuchen, Benchmarking ein wertvolles Instrument sein, um durch den Vergleich mit Branchenstandards oder Best Practices zu ermitteln, wo man aktuell steht (und wo man ggfs. hinwill)
- Identifikation von Optimierungspotenzialen
- Ursachenanalyse
- Maßnahmenermittlung
- Zieldefinition und Planung
- In welcher Reihenfolge, mit welchen konkreten Maßnahmen, personellen und finanziellen Mitteln und in welchem Zeitraum soll die Optimierung erreicht werden?
Anschließend an die Umsetzung erfolgt für die erfolgreiche Optimierung ein Monitoring, eine Bewertung und ggfs. Anpassung der Maßnahmen sowie eine Skalierung auf andere Bereiche oder Prozesse.
„Wir alle lieben es (Kosten) zu optimieren.“
Jetzt aber zu den interessanteren Fragen: Warum und was optimieren wir eigentlich? Im Hinblick auf das „was?“ lässt sich mit Gewissheit aus über 15 Jahren Beratergeschäft im FM festhalten: Wir alle lieben es Kosten zu optimieren. In Zahlen: Von 71 Befragten Unternehmen und Organisationen gaben in unserer Marktumfrage für den aktuellen fm.benchmarking Bericht 100 % an sich mit dem Thema der Kostenoptimierung zu beschäftigen – immerhin 27 % davon sind zufrieden oder sehr zufrieden mit den Erfolgen im Unternehmen/der Organisation. Als Grund für die durchgeführte Kostenoptimierung wird von der überwiegenden Mehrheit „Kostendruck“ ausgewählt.
Ressourcenknappheit – und damit können alle Ressourcen ESG betreffend gemeint sein – sind für 42 % ein Grund für die Kostenoptimierung. Ganz konkret wollten wir sowohl in der fm.benchmarking Marktbefragung im Jahre 2023 wie auch für ein aktuelles Stimmungsbild auf dem gefma Tag 2024 in Hannover noch wissen, in welchem Verhältnis Kostenoptimierung zu Klimaschutz- oder Nachhaltigkeitszielen stehen?
Das Ergebnis beider Befragungen ist eindeutig: Maßnahmen zum Klimaschutz haben eine (zunehmend) hohe Bedeutung, dürfen aber bei der Mehrheit nur einen gewissen Rahmen an Zusatzkosten verursachen. Oder anders gesagt: Klimaschutz kostet Geld. Direkt im Anschluss die gute Nachricht: Klimaschutz kann auch zu Kosteneinsparungen beitragen. In der Energieeinsparung sieht ein Großteil der Branche nach wie vor ein hohes Potenzial. Und trotzdem: Aktuelle Berichte und Veranstaltungen hinterlassen aktuell einen bleibenden Eindruck: Trendthemen – ohne jegliche Relevanz untergraben zu wollen – wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung, New Work kosten Geld – wollen aber nicht darüber sprechen. Verlieren wir bei der Umsetzung jener Themen den Blick auf die Kosten? Wenn ja, dann müssen wir gerade besonders deswegen jetzt anfangen zu analysieren und optimieren, um Kapital freizusetzen, Wettbewerbsvorteile zu generieren oder Argumentationsspielraum zu schaffen.
„ESG fängt meist bei G an – eigentlich müsste es GSE heißen!“
Aufgeschnappt auf der Real Estate Arena Messe, 2024
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