Monat: März 2018

Datenerfassung leicht gemacht (Video)

Möglichkeiten zur Datenübermittlung

Unser Ziel ist, dass Ihre Teilnahme am fm.benchmarking mit möglichst wenig Aufwand verbunden ist. Daher sind für die Datenerfassung drei verschiedene Möglichkeiten vorgesehen. Sie können sich daraus für die Alternative entscheiden, die für Sie am geeignetsten ist:

 

Datenerfassungsbogen

Der Datenerfassungsbogen dient zur Aufnahme von Gebäuden, die noch  nicht digital erfasst sind bzw. dessen Daten nicht zentral vorliegen. Der  Erfassungsbogen wird Ihnen als MS-Excel-Datei zur Verfügung gestellt.

Unser Tipp: All denjenigen, die erstmalig am fm.benchmarking teilnehmen, empfehlen wir die Aufnahme via Datenerfassungsbogen. Hierin finden Sie die zugrunde liegenden Definitionen für die verschiedenen Abfragen und können Ihre Kosten leichter zuordnen.

 

Transpondtabelle

Die Transpondtabelle richtet sich nach den Strukturen des  Datenerfassungsbogens. Hier können Sie Ihre digital vorliegenden Daten  (beispielsweise aus CAFM oder SAP) verknüpfen und vor Ort einspielen. Die Transpondtabelle wird Ihnen als MS-Excel-Datei zur Verfügung gestellt.

 

Datenbankauszug

Mittels Datenbankauszug können Sie uns die digitalen Daten der  teilnehmenden Gebäude oder Liegenschaften aus Ihrer Datenbankstruktur  zuspielen. Die Zuordnung in die fm.benchmarking Struktur übernehmen wir für Sie.

Ausführlichere Informationen zu den Erfassungsarten erhalten Sie im Video oder in einem persönlichen Gespräch.

In unserer Themenwoche beleuchten wir die Teilnahme am fm.benchmarking. Hierzu erwarten Sie in den nächsten Tagen folgende Beiträge:

Teilnahme am fm.benchmarking – Aufbau und Ablauf

Wir läuft eine Teilnahme am fm.benchmarking ab? Was müssen Sie tun und welche Fristen gibt es zu beachten?

 

Der 1. Schritt: Ihre Anmeldung

Die Teilnahme am fm.benchmarking ist grundsätzlich zu jedem selbst gewählten Zeitpunkt möglich. Um die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt auswerten zu können, sind wir jedoch an einige Rahmentermine gebunden. So endet die Datenaufnahme jeweils Mitte August. Entscheiden Sie sich nach dem Stichtag für eine Teilnahme, werden Ihre Daten erst im kommenden Jahr ausgewertet.

Die Anmeldung selbst ist denkbar einfach: Nachdem Sie sich auf unserer Website oder andere Kanäle informiert haben, füllen Sie einfach das Anmeldeformular aus. Dieses finden Sie beispielsweise online auf dieser Website.

In unserer Themenwoche beleuchten wir die Teilnahme am fm.benchmarking. Hierzu erwarten Sie in den nächsten Tagen folgende Beiträge:

  • Montag: Teilnahme am fm.benchmarking – Aufbau und Ablauf (heute)
  • Mittwoch: Datenerfassung leicht gemacht
  • Donnerstag: Mit diesen Auswertungen profitieren Sie vom fm.benchmarking
  • Freitag: Aktuelle Gebäudetypen im fm.benchmarking

Jetzt sind Sie gefragt: Datenerfassung

Direkt im Anschluss an Ihre Anmeldung erhalten Sie alle benötigten Unterlagen zur Datenerfassung von uns. In einer begleitenden Infomappe beantworten wir nochmals die häufigsten Fragen. Zudem nennen wir Ihnen einen festen Ansprechpartner, der Ihnen bei möglichen Fragen gerne mit Hilfestellungen zur Seite steht.

Sobald Sie den Datenerfassungsbogen ausgefüllt oder den Datenexport getätigt haben, schicken Sie uns diesen via E-Mail oder Post zu. Wir unterziehen Ihre Daten dann automatisch einer Plausibilitätsprüfung und kämen bei fraglichen Kennzahlen auf Sie zurück. Aber seien Sie nicht erschreckt: Die meisten Unstimmigkeiten lassen sich mit Tippfehlern oder ähnlichem erklären und sind schnell entlarvt.

➡ Ausführliche Informationen zur Datenerfassung finden Sie ab morgen in unserem Blog.

 

Erste Auswertung

Kurze Zeit später erhalten Sie mit dem fm.benchmarking Teilnehmer Check eine erste individuelle Auswertung zur Verfügung gestellt. rotermund.ingenieure vergleicht hier Ihre Kosten mit den Kennzahlen aus dem aktuellen fm.benchmarking Bericht. Somit erhalten Sie unmittelbar nach Abgabe der Daten einen ersten Eindruck über Stärken und Schwächen. Gerne stehen wir Ihnen bei der Ableitung von Handlungsempfehlungen oder bei der Entwicklung von Optimierungspotenzialen zur Seite.

 

Der Weg zum Bericht

Ab Mitte August beginnt in unserem Hause die Datenauswertung mit anschließender Berichtserstellung. Von diesem für uns recht umfangreichen Arbeitsschritt bekommen Sie als Teilnehmer in der Regel  wenig mit. Was zählt, ist das Endprodukt: Ab Januar erhalten Sie den neuen fm.benchmarking Bericht automatisch zugestellt (nur für Teilnehmer in der Basic- oder Plus-Variante).

Haben Sie weitere Fragen zum Ablauf? Dann sprechen Sie uns gerne an!

Was kosten Postdienste?

Aufgrund der Digitalisierung haben die meisten Unternehmen mit klassischen Poststellen in den letzten Jahren einen kontinuierlichen Volumenrückgang feststellen können. Grund für uns, die Kostenentwicklung der Postdienste einmal genauer zu betrachten.

 

Welche Kosten werden erfasst?

Im fm.benchmarking erfassen wir die Kosten für Poststellen und Postdienste in der Position „Interne Postdienste“. Hierin sind Leistungen wie der Versand und die Zustellung von interner Post und elektronischen Übermittlungen enthalten. Intern meint dabei die Zustellung bzw. Übermittlung innerhalb eines Gebäudes oder eines Gebäudekomplexes.

 

Kostenentwicklung der Postdienste

Im Vergleich der letzten fünf Jahre ist ein Wachstum der Kosten bis 2016 zu beobachten. Nachdem die Kosten im fm.benchmarking Bericht 2017 deutlich gesunken sind, stiegen sie im aktuellen Betrachtungsjahr wieder leicht an.

Kosten der internen Postdienste
Kosten der internen Postdienste von Bürogebäuden – Jahresvergleich fm.benchmarking Bericht 2013 bis 2018.

 

Warum sind die Kosten nicht deutlicher gesunken?

Der ein oder andere wird sich mit Blick auf die Kostenentwicklung sicherlich fragen, warum die Kosten für interne Postdienste in den letzten Jahren nicht merklich zurückgegangen sind.

Aus unserer Sicht hängt dies damit zusammen, dass sich das Poststellenmanagement in den letzten Jahren mit Blick auf seine Aufgaben geändert hat. Zwar ist das tatsächliche Volumen von Briefen und Paketen wie eingangs erwähnt zurückgegangen. Stattdessen haben sich durch den digitalen Wandel andere Tätigkeitsfelder aufgetan. Neben der klassischen Postsortierung und -Verteilung müssen vermehrt Poststücke digitalisiert werden. Auch der digitale Posteingang an allgemeine E-Mail-Adressen wird oft zunächst durch die Poststelle gesichtet und anschließend an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet.

Die jährliche Preissteigerungsrate wurde bei den Ausführungen oben nicht weiter beachtet, da andere Faktoren als entscheidender eingestuft wurden. So hat sich beispielsweise die Grundgesamtheit der ausgewerteten Kennzahlen von 2013 bis 2018 bei der Kennzahl „Interne Postdienste“ ungefähr vervierfacht. Die Zahlen sind somit deutlich valider.