Optimierung

Optimierung durch Benchmarking

Benchmarking – und dann?

Optimierung, Kostenreduktion, Verschlankung der Prozesse bei gleichbleibender Leistungsfähigkeit – Diese Schlagworte fallen in vielen unserer Gespräche. Viele Unternehmen und Organisationen haben die richtigen Ziele vor Augen. Nur: Wie umsetzen? Viele tun sich schwer, die Ausgangslage richtig zu bewerten. Hier kann ein Benchmarking als wichtiges Instrument zur Bestimmung der eigenen Kosten dienen.

Kostenvergleich

Wenn Sie sich für ein Benchmarking der Gebäudenutzungskosten entschieden haben, muss Ihnen bewusst sein, dass die Ergebnisse auch Schwächen Ihres Unternehmens aufzeigen werden. Um den Benchmark als Steuerungsinstrument sinnvoll zu nutzen, gilt es diese neutral zu betrachten und mit Blick auf die jeweilige Organisation sachlich zu bewerten.

Ganz allgemein gesprochen kann dies bedeuten, einfache Fragen zu stellen: „Warum liegen unsere Reinigungskosten so deutlich über dem Marktwert? Welche Faktoren sind hierfür ausschlaggebend?“ oder „Warum sind die Kosten für Betreiben/Betriebsführen am Standort A deutlich niedriger als an Standort B? Liegt dies in besonderen Maßnahmen begründet?“ Durch die Beantwortung sind die Ursachen für Kostenabweichungen und -veränderungen ersichtlich. Auf dieser Grundlage können Sie konkrete Maßnahmen zur Kostenreduktion zu entwickeln.

Der oben vorgestellte Prozess ist für einzelne Kostenarten oder punktuelle Maßnahmen in der Regel ausreichend. Wer es genauer wissen möchte oder die eigene Organisation nachweislich optimieren möchte, dem empfehlen wir umfassendere Schritte.

In unserer Checkliste zur Kosten- und Qualitätsoptimierung durch fm.benchmarking (siehe unten) stellen wir Ihnen eine mögliche Herangehensweise vor. Hierbei wird zwischen internen und externen Leistungen unterscheiden. Der jeweilige Anteil externer und interner Leistungen wird durch das gewählte Bertreibermodell und Betriebskonzept definiert, das hinsichtlich der strategischen Ausrichtung ebenfalls einer Prüfung unterzogen werden sollte.

Checkliste Kosten- und Optimierunspotentiale durch fm.benchmarking

Kostenermittlung

Interne Kostenermittlung (ggf. Teilnahme fm.benchmarking)
Kostenvergleich mit fm.benchmarking Bericht

Prüfung interne Leistungen

FM-Check (Leistungsfähigkeit interne Organisation)
Personalbedarfsermittlung
Überprüfung Betreibermodell/Betriebskonzept (Wirtschaftlichkeit intern/extern)

Prüfung externe Leistungen

Dienstleistungsaudit
Vertragsanalyse

Optimierung interne Leistungen

Optimierung einzelner Leistungsbereiche
Schulung interner Mitarbeiter

Optimierung externe Leistungen

Verbesserung Qualitäts-/Kostenkontrolle
Neuausschreibung externe Leistungen

Ihre nächsten Schritte

Gerne begleiten wir Sie bei den nächsten Schritten zur Optimierung. Sprechen Sie uns bitte an – auch wenn Sie Fragen zu den einzelnen Punkten der Checkliste haben.

Jeder Weg zur Optimierung des Facility Managements ist individuell. Daher stellen wir Ihnen gerne unsere Herangehensweise und die einzelnen Maßnahmen in einem persönlichen Gespräch vor.

Unterhaltsreinigung – so sparen Sie Kosten

Kosten senken in der Unterhaltsreinigung

Die Kosten der Reinigungs- und Pflegedienste sind mit rund 75% vorrangig durch den Posten Unterhaltsreinigung geprägt. Dennoch werden die Aufwände für diese prominente Kostenart in vielen Unternehmen nicht oder nur unzulänglich geprüft. Wir machen Schluss mit „Das haben wir immer schon gemacht“ und geben Tipps, wie Sie konkrete Optimierungspotenziale in der Unterhaltsreinigung identifizieren können. Am Ende des Beitrags finden Sie unsere Checkliste Kosten senken in der Unterhaltsreinigung.

Die Reinigungskosten werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Die Häufigkeit der Reinigung, die Reinigungsqualität, die Erreichbarkeit der zu reinigenden Flächen und deren Materialität können sich unterschiedlich auf Kosten auswirken. Entsprechend bieten diese Faktoren schnelle und einfach umzusetzende Hebel, um die Kosten der Unterhaltsreinigung zu senken.

Kurze Reinigungszyklen verdoppeln die Kosten

Die durchschnittlichen Kosten für die Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes liegen bei 9,08 Euro pro m² BGF im Jahr (Quelle: fm.benchmarking Bericht 2018). Betrachtet man die zugrunde liegenden Reinigungszyklen, ergibt sich jedoch ein sehr viel differenzierteres Bild:

Auswirkung der Reinigungszyklen auf die Unterhaltsreinigung — Quelle: rotermund.ingenieure

Wie wirken sich nun die Reinigungszyklen auf die Unterhaltsreinigung aus? Die Annahme, kürzere Reinigungszyklen trieben die Kosten in die Höhe, wird eindeutig bestätigt. Mehr noch: Die Kosten für eine tägliche Unterhaltsreinigung liegen in etwa doppelt so hoch wie die Kosten derjenigen Unternehmen, die ihr Gebäude nur 1x pro Woche reinigen.

Unser Tipp: Prüfen Sie Ihre Reinigungszyklen! In vielen Fällen ist eine wöchentliche Reinigung in Bürogebäuden ausreichend. Hiermit lassen sich im Schnitt 15,2% der Kosten sparen.

Qualitätsanforderungen beeinflussen Gesamtkosten

In der vorgenannten Auswertung wurde nicht nach Voll- oder Sichtreinigung oder anderen Serviceleveln unterschieden. Wir haben daher eine zweite Auswertung gemacht. Jeder Teilnehmer am fm.benchmarking wird gebeten, die Qualitätsanforderungen der Reinigungsleistungen intuitiv einzuschätzen und als „Hoch“, „Standard“ oder „Niedrig“ einzustufen.

Es ist wenig verwunderlich, dass sich auch hier eindeutige Unterschiede in den tatsächlichen Kosten bemerkbar machen:

Auswirkung der Qualitätsanforderungen auf die Unterhaltsreinigung — Quelle: rotermund.ingenieure

Ob Vorgaben durch die Unternehmensführung oder Ansprüche durch die Mitarbeiter, eine Korrektur der Qualitätsanforderungen bedarf oft einem größeren Aufwand, der auch kommunikativ begleitet werden muss. Aber auch, wenn Sie nicht gleich den ganz großen Wurf starten möchten, können Sie einige Dinge prüfen: Enthält Ihr SLA (Service-Level-Agreement) umfangreiche Sonderleistungen, auf die im Einzelfall verzichtet werden kann (z.B. Geschirrspüler ein- und ausräumen)?

Qualitative Einflussfaktoren

Mit den Reinigungszyklen und Qualitätsanforderungen wurden bereits zwei qualitative Einflussfaktoren für die Kosten der Unterhaltsreinigung angesprochen. Im Folgenden möchten wir einige weitere nennen:

· Reinigungskataster

Bauen Sie ein Reinigungskataster (Raumkataster) auf.

· Reinigungszyklen

· Reinigungsarten/Qualitätsanforderungen

Ist die Vollreinigung stets von Nöten oder könnte sie teilweise durch eine Sichtreinigung ersetzt werden?

· Reinigungsplanung

Tag- oder Nachtreinigung? Prüfen Sie, ob mögliche Zuschläge durch den gewählten Zeitraum anfallen.

· Personalbedarf

Ermitteln Sie den tatsächlich benötigten Personalbedarf und passen Sie diesen an.

· Lohnniveau/Tarif

· Outsourcing-Grad der Leistungen

Führen Sie eine Make-or-Buy-Analyse durch. Oft lassen sich hier Kosten deutlich reduzieren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf unserer Projektwebsite www.fm-ausschreibung.de.

· Vertragsgestaltung externer Verträge

Sind Ihre externen Verträge optimiert? Eine Checkliste erhalten Sie bei rotermund.ingenieure.

· Nutzerverhalten

Schaffen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Sauberhaltung ihres Arbeitsplatzes (Mülltrennung, aufgeräumte Schreibtsiche).

Konstruktive Einflussfaktoren

Im Gegensatz zu den qualitativen Einflussfaktoren lassen sich konstruktiv bedingte Faktoren in der Regel nur im Zuge eines Neubaus oder im Rahmen einer umfangreichen Sanierung bzw. eines Umbaus umsetzen. Dennoch möchten wir ausgewählte Faktoren nennen, die Sie mit Blick auf eine Reduzierung der Unterhaltsreinigungskosten beachten sollten:

· Verhältnis BGF/Reinigungsfläche

· Raumkonzepte

· Zugänglichkeit der Reinigungsfläche

Aufwändig erreichbare Flächen wirken sich kostentreibend aus. Prüfen Sie die Zugänglichkeit!

· Materialarten

Bodenbeläge, Wand- und Deckenbekleidungen oder Schmutzfangzonen – Achten Sie auf reinigungsfreundliche Materialarten.

Checkliste Kosten senken

Zum Download der Checkliste „Kosten senken in der Unterhaltsreinigung“ (PDF) klicken Sie bitte auf das folgende Bild:

Haben wir Ihr Interesse an Optimierungspotenzialen geweckt?

Wir möchten an dieser Stelle künftig auch andere Kostenarten hinsichtlich Ihrer Optimierungspotenziale untersuchen. Schauen Sie daher gerne regelmäßig in unserem Blog vorbei!

Sofern Sie sich für konkrete Maßnahmen interessieren und hierbei Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns bitte an. Gerne besprechen wir mit Ihnen die nächsten Schritte in Ihrem Optimierungsprojekt oder schauen uns Teilaspekte gemeinsam mit Ihnen an.

– Informationen zur Datengrundlage –

Die ermittelten Werte ergeben sich aus dem fm.benchmarking Datenpool, Stand März 2018. In der Stichprobe wurden ausschließlich Büroimmobilien betrachtet, die sowohl Angaben zu den Serviceleveln getätigt als auch Kosten der Unterhaltsreinigung ausgewiesen haben. Die Preise gelten pro m² BGF.

Mittelwert, Median – woran soll ich mich orientieren?

Welcher Vergleichswert ist der Richtige?

Bei dem Vergleich der Kosten- bzw. Leistungswerte stehen Ihnen im fm.benchmarking Bericht für jede Kennzahl verschiedene Kostenwerte zur Verfügung. In der Regel werden diese mittels Box-Plot-Diagramm dargestellt und tabellarisch ausgewiesen:

Diese Darstellung hat den Vorteil, dass sich Kennzahlen schnell in die Werteverteilung der Stichprobe einordnen und beurteilen lassen.

Welcher Vergleichswert nun für Sie der Richtige ist, hängt grundsätzlich von Ihrem Ziel ab. Möchten Sie Werte „nur“ vergleichen oder möchten Sie Ihr Gebäude optimieren?

Zur Interpretation eines spezifischen Vergleichswertes bietet es sich an, zunächst den angegebenen Mittelwert als Maßstab zu setzen. Der Box-Plot bietet nun die Möglichkeit, den Vergleichswert in das Wertespektrum der Stichprobe einzuordnen.

Das Erreichen des ausgewiesenen Mittelwertes ist allerdings kein Indiz für ein optimiertes Gebäude. Je nach Kostenart liegen die Optimierungsziele auch in der Nähe des Medians (aufgrund der Ermittlung deutlich robuster gegen Ausreißer als der Mittelwert) oder sogar in der Nähe des 1. Quartils.

Unser Tipp: Möchten Sie Ihre Gebäudenutzungskosten senken, wählen Sie die Range zwischen 1. Quartil und Median als Zielgröße!