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Unterhaltsreinigung – so sparen Sie Kosten

Kosten senken in der Unterhaltsreinigung

Die Kosten der Reinigungs- und Pflegedienste sind mit rund 75% vorrangig durch den Posten Unterhaltsreinigung geprägt. Dennoch werden die Aufwände für diese prominente Kostenart in vielen Unternehmen nicht oder nur unzulänglich geprüft. Wir machen Schluss mit „Das haben wir immer schon gemacht“ und geben Tipps, wie Sie konkrete Optimierungspotenziale in der Unterhaltsreinigung identifizieren können. Am Ende des Beitrags finden Sie unsere Checkliste Kosten senken in der Unterhaltsreinigung.

Die Reinigungskosten werden durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Die Häufigkeit der Reinigung, die Reinigungsqualität, die Erreichbarkeit der zu reinigenden Flächen und deren Materialität können sich unterschiedlich auf Kosten auswirken. Entsprechend bieten diese Faktoren schnelle und einfach umzusetzende Hebel, um die Kosten der Unterhaltsreinigung zu senken.

Kurze Reinigungszyklen verdoppeln die Kosten

Die durchschnittlichen Kosten für die Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes liegen bei 9,08 Euro pro m² BGF im Jahr (Quelle: fm.benchmarking Bericht 2018). Betrachtet man die zugrunde liegenden Reinigungszyklen, ergibt sich jedoch ein sehr viel differenzierteres Bild:

Auswirkung der Reinigungszyklen auf die Unterhaltsreinigung — Quelle: rotermund.ingenieure

Wie wirken sich nun die Reinigungszyklen auf die Unterhaltsreinigung aus? Die Annahme, kürzere Reinigungszyklen trieben die Kosten in die Höhe, wird eindeutig bestätigt. Mehr noch: Die Kosten für eine tägliche Unterhaltsreinigung liegen in etwa doppelt so hoch wie die Kosten derjenigen Unternehmen, die ihr Gebäude nur 1x pro Woche reinigen.

Unser Tipp: Prüfen Sie Ihre Reinigungszyklen! In vielen Fällen ist eine wöchentliche Reinigung in Bürogebäuden ausreichend. Hiermit lassen sich im Schnitt 15,2% der Kosten sparen.

Qualitätsanforderungen beeinflussen Gesamtkosten

In der vorgenannten Auswertung wurde nicht nach Voll- oder Sichtreinigung oder anderen Serviceleveln unterschieden. Wir haben daher eine zweite Auswertung gemacht. Jeder Teilnehmer am fm.benchmarking wird gebeten, die Qualitätsanforderungen der Reinigungsleistungen intuitiv einzuschätzen und als „Hoch“, „Standard“ oder „Niedrig“ einzustufen.

Es ist wenig verwunderlich, dass sich auch hier eindeutige Unterschiede in den tatsächlichen Kosten bemerkbar machen:

Auswirkung der Qualitätsanforderungen auf die Unterhaltsreinigung — Quelle: rotermund.ingenieure

Ob Vorgaben durch die Unternehmensführung oder Ansprüche durch die Mitarbeiter, eine Korrektur der Qualitätsanforderungen bedarf oft einem größeren Aufwand, der auch kommunikativ begleitet werden muss. Aber auch, wenn Sie nicht gleich den ganz großen Wurf starten möchten, können Sie einige Dinge prüfen: Enthält Ihr SLA (Service-Level-Agreement) umfangreiche Sonderleistungen, auf die im Einzelfall verzichtet werden kann (z.B. Geschirrspüler ein- und ausräumen)?

Qualitative Einflussfaktoren

Mit den Reinigungszyklen und Qualitätsanforderungen wurden bereits zwei qualitative Einflussfaktoren für die Kosten der Unterhaltsreinigung angesprochen. Im Folgenden möchten wir einige weitere nennen:

· Reinigungskataster

Bauen Sie ein Reinigungskataster (Raumkataster) auf.

· Reinigungszyklen

· Reinigungsarten/Qualitätsanforderungen

Ist die Vollreinigung stets von Nöten oder könnte sie teilweise durch eine Sichtreinigung ersetzt werden?

· Reinigungsplanung

Tag- oder Nachtreinigung? Prüfen Sie, ob mögliche Zuschläge durch den gewählten Zeitraum anfallen.

· Personalbedarf

Ermitteln Sie den tatsächlich benötigten Personalbedarf und passen Sie diesen an.

· Lohnniveau/Tarif

· Outsourcing-Grad der Leistungen

Führen Sie eine Make-or-Buy-Analyse durch. Oft lassen sich hier Kosten deutlich reduzieren. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf unserer Projektwebsite www.fm-ausschreibung.de.

· Vertragsgestaltung externer Verträge

Sind Ihre externen Verträge optimiert? Eine Checkliste erhalten Sie bei rotermund.ingenieure.

· Nutzerverhalten

Schaffen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Sauberhaltung ihres Arbeitsplatzes (Mülltrennung, aufgeräumte Schreibtsiche).

Konstruktive Einflussfaktoren

Im Gegensatz zu den qualitativen Einflussfaktoren lassen sich konstruktiv bedingte Faktoren in der Regel nur im Zuge eines Neubaus oder im Rahmen einer umfangreichen Sanierung bzw. eines Umbaus umsetzen. Dennoch möchten wir ausgewählte Faktoren nennen, die Sie mit Blick auf eine Reduzierung der Unterhaltsreinigungskosten beachten sollten:

· Verhältnis BGF/Reinigungsfläche

· Raumkonzepte

· Zugänglichkeit der Reinigungsfläche

Aufwändig erreichbare Flächen wirken sich kostentreibend aus. Prüfen Sie die Zugänglichkeit!

· Materialarten

Bodenbeläge, Wand- und Deckenbekleidungen oder Schmutzfangzonen – Achten Sie auf reinigungsfreundliche Materialarten.

Checkliste Kosten senken

Zum Download der Checkliste „Kosten senken in der Unterhaltsreinigung“ (PDF) klicken Sie bitte auf das folgende Bild:

Haben wir Ihr Interesse an Optimierungspotenzialen geweckt?

Wir möchten an dieser Stelle künftig auch andere Kostenarten hinsichtlich Ihrer Optimierungspotenziale untersuchen. Schauen Sie daher gerne regelmäßig in unserem Blog vorbei!

Sofern Sie sich für konkrete Maßnahmen interessieren und hierbei Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns bitte an. Gerne besprechen wir mit Ihnen die nächsten Schritte in Ihrem Optimierungsprojekt oder schauen uns Teilaspekte gemeinsam mit Ihnen an.

– Informationen zur Datengrundlage –

Die ermittelten Werte ergeben sich aus dem fm.benchmarking Datenpool, Stand März 2018. In der Stichprobe wurden ausschließlich Büroimmobilien betrachtet, die sowohl Angaben zu den Serviceleveln getätigt als auch Kosten der Unterhaltsreinigung ausgewiesen haben. Die Preise gelten pro m² BGF.

Was kosten Postdienste?

Aufgrund der Digitalisierung haben die meisten Unternehmen mit klassischen Poststellen in den letzten Jahren einen kontinuierlichen Volumenrückgang feststellen können. Grund für uns, die Kostenentwicklung der Postdienste einmal genauer zu betrachten.

Welche Kosten werden erfasst?

Im fm.benchmarking erfassen wir die Kosten für Poststellen und Postdienste in der Position „Interne Postdienste“. Hierin sind Leistungen wie der Versand und die Zustellung von interner Post und elektronischen Übermittlungen enthalten. Intern meint dabei die Zustellung bzw. Übermittlung innerhalb eines Gebäudes oder eines Gebäudekomplexes.

Kostenentwicklung der Postdienste

Im Vergleich der letzten fünf Jahre ist ein Wachstum der Kosten bis 2016 zu beobachten. Nachdem die Kosten im fm.benchmarking Bericht 2017 deutlich gesunken sind, stiegen sie im aktuellen Betrachtungsjahr wieder leicht an.

Kosten der internen Postdienste von Bürogebäuden – Jahresvergleich fm.benchmarking Bericht 2013 bis 2018.

Warum sind die Kosten nicht deutlicher gesunken?

Der ein oder andere wird sich mit Blick auf die Kostenentwicklung sicherlich fragen, warum die Kosten für interne Postdienste in den letzten Jahren nicht merklich zurückgegangen sind.

Aus unserer Sicht hängt dies damit zusammen, dass sich das Poststellenmanagement in den letzten Jahren mit Blick auf seine Aufgaben geändert hat. Zwar ist das tatsächliche Volumen von Briefen und Paketen wie eingangs erwähnt zurückgegangen. Stattdessen haben sich durch den digitalen Wandel andere Tätigkeitsfelder aufgetan. Neben der klassischen Postsortierung und -Verteilung müssen vermehrt Poststücke digitalisiert werden. Auch der digitale Posteingang an allgemeine E-Mail-Adressen wird oft zunächst durch die Poststelle gesichtet und anschließend an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet.

Die jährliche Preissteigerungsrate wurde bei den Ausführungen oben nicht weiter beachtet, da andere Faktoren als entscheidender eingestuft wurden. So hat sich beispielsweise die Grundgesamtheit der ausgewerteten Kennzahlen von 2013 bis 2018 bei der Kennzahl „Interne Postdienste“ ungefähr vervierfacht. Die Zahlen sind somit deutlich valider.

Wie teuer ist Sicherheit?

Die Sicherheitsbranche hat in den vergangenen zwei Jahren ein kräftiges Wachstum erfahren, so das Credo der Fachzeitschrift „Der Facility Manager“ in seiner Novemberausgabe des letzten Jahres.* Grund für das deutliche Umsatzwachstum seien demnach die Mindestlohneinführung von 2015, die Flüchtlingswelle und die dadurch erforderliche Betreuung der Flüchtlingsunterkünfte sowie Zuwächse aus Übernahmen.

Vor diesem Hintergrund haben wir uns die Kennzahlen der Gebäudenutzer einmal näher angeschaut. Zwar ist in den letzten Jahren ein leichter Anstieg zu erkennen, langfristig wurden die Sicherheitsdienste jedoch günstiger (vgl. letzte Grafik am Ende des Textes).

Welche Kosten werden erfasst?

Unter „Sicherheitsdienste“ werden im fm.benchmarking alle Leistungen zur Gebäudesicherung erfasst und in folgende Unterpunkte unterteilt:

Personen- und Zutrittskontrollen
Gebäudebewachung und Schließdienste
Revierdienste
Arbeits- und Gesundheitsschutz
Brandschauen, Probealarm

Mit Blick auf die Verteilung fällt der größte Teil der Kosten auf Personen- und Zutrittskontrollen (38%) sowie Gebäudebewachung und Schließdienste (36%). Die genannte prozentuale Verteilung gilt für Bürogebäude und variiert je nach Gebäudetyp. So sind die Punkte Gebäudebewachung und Schließdienste sowie Revierdienste beispielsweise bei Industriegebäuden ausgeprägter.

Schwankende Kosten je Gebäudetyp

Es ist wenig verwunderlich, dass die Kosten für Sicherheitsdienste je nach Nutzungsart des Gebäudes stark schwanken. So fallen bei Industriegebäuden fast die doppelten Kosten wie bei Bürogebäuden an, was die folgende Grafik zeigt:

Kosten von Sicherheitsdiensten — Kosten der Sicherheitsdienste, Quelle: fm.benchmarking Bericht 2017

Sicherheitsdienste werden langfristig günstiger

Über alle Gebäudenutzungsarten hinweg lässt sich allerdings eine ähnliche Tendenz feststellen: Seit der Mindestlohneinführung sind die Kosten zwar leicht gestiegen. Im 6-Jahres-Vergleich ist jedoch eine deutliche Kostenreduzierung der Sicherheitsdienste feststellen. So lagen die Kosten für Bürogebäude im Jahr 2013 noch bei 6,45 €/m²BGF, sind also um knapp 24% gesunken. Die Industriegebäude hatten mit 9,70 €/m²BGF einen deutlich höheren Ausgangswert und sind im gleichen Vergleichszeitraum um rund 13% gesunken.

Mehrjahresvergleich der Kosten für Sicherheitsdienste von Bürogebäuden, Quellen: fm.benchmarking Bericht 2013 bis 2017

Die Preissenkung trotz Mindestlohn und jährlicher Preissteigerungsrate lässt sich wahrscheinlich durch stetige Marktanpassungen sowie in kleineren Teilen durch die zunehmende Digitalisierung erklären. Man darf gespannt sein, wie sich die Kosten künftig weiter entwickeln werden. Der Facility Manager rechnet übrigens damit, dass sich das Umsatzwachstum in der Sicherheitsbranche deutlich verlangsamt.

Quellen: fm.benchmarking Bericht 2012/2013 bis fm.benchmarking Bericht 2017

*Zum Nachlesen: Robert Altmannshofer: Wachstumssprünge durch Sondereffekte, in: Der Facility Manager, Ausgabe 11/2017, S. 20f.