CAFM-Systeme werden oft als Schlüssel zu mehr Transparenz, Effizienz und Professionalität im Gebäudemanagement gesehen. Doch wie lassen sich diese Versprechen in der Praxis tatsächlich einlösen? Das aktuelle Sonderthema, veröffentlicht im fm.benchmarking Bericht 2025, liefert spannende Antworten – und zeigt: Der Erfolg hängt nicht nur von der Software allein ab, sondern vielmehr davon, wie klar Ziele formuliert, Nutzer eingebunden und Prozesse im Vorfeld aufgesetzt werden.
„Ein CAFM-System ist nur so gut wie die Daten, die es enthält –
und nur so wirksam wie die Menschen, die damit arbeiten.“
Die Ergebnisse aus der aktuellen Marktumfrage, die im aktuellen fm.benchmarking Bericht 2025 veröffentlicht wurden, machen deutlich: Häufig scheitert der volle Nutzen nicht an fehlenden Funktionen, sondern an zu hohen Erwartungen oder unklaren Zuständigkeiten. Wer glaubt, dass sich mit einem Klick sämtliche Herausforderungen im Gebäudebetrieb lösen lassen, irrt. CAFM-Systeme entfalten ihr Potenzial nur dann, wenn sie kontinuierlich gepflegt, weiterentwickelt und von den Mitarbeitenden akzeptiert werden.
Ein weiterer Erfolgsfaktor liegt in der Kommunikation: Unternehmen, die ihre Nutzergruppen frühzeitig einbinden, stoßen auf weniger Widerstände, senken den Schulungsaufwand und schaffen mehr Identifikation mit der Lösung. Ebenso entscheidend ist der Blick nach vorn: Ohne eine Anschlussstrategie nach der Einführung bleiben viele Systeme im „Grundmodus“ stecken – und damit weit hinter ihren Möglichkeiten zurück.
Für eine nachhaltige Einführung von CAFM-Systemen empfiehlt es sich, strukturiert vorzugehen:
- Zunächst gilt es, die Ausgangssituation zu analysieren und die zentralen FM-Prozesse sowie die vorhandene IT-Landschaft transparent zu erfassen.
- Darauf aufbauend werden Anforderungen an Daten, Schnittstellen und Nutzerrollen präzisiert und in einem Lastenheft gebündelt.
- Ebenso entscheidend ist eine klare Strategie zur Integration in die Organisation sowie zur langfristigen Datenpflege.
Unternehmen stehen hier oft vor komplexen Fragestellungen – wir unterstützen dabei, diese Schritte methodisch zu gestalten und so die Basis für eine erfolgreiche Nutzung zu schaffen – und damit das CAFM System zum digitalen Werkzeug für mehr Effizienz im Gebäudemanagement zu machen.
Die Auseinandersetzung mit der Thematik verdeutlicht: Erfolgreiches CAFM ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Entwicklungsprozess. Hier setzt das fm.benchmarking an. Der Bericht liefert Vergleichsdaten und Praxisbeispiele, mit denen Unternehmen ihre CAFM-Nutzung evaluieren oder gezielt weiterentwickeln können. Wer am fm.benchmarking teilnimmt, profitiert doppelt – durch die Einordnung im Branchenvergleich und durch den Zugang zu Erfahrungen und Best Practices anderer Organisationen. So werden vermeintliche Hürden zu echten Wettbewerbsvorteilen.
