Optimieren

Was habe ich davon?

Benchmarking ist der Vergleich mit den Besten. Durch die Analyse der eigenen Immobilien- und Gebäudenutzungskosten kann man die Stärken und Schwächen erfassen und optimieren.

Daher ist fm.benchmarking ein hilfreiches Werkzeug

  • Zum Vergleich Ihrer Nutzungskosten und Betriebskosten mit marktüblichen Daten
  • Zur Identifikation von Kostenfallen in Ihrem Gebäudemanagement
  • Bei der Erstellung und Durchführung notwendiger Maßnahmen zur langfristigen Optimierung Ihrer Kosten
  • Als Grundlage für Nachverhandlungen mit externen Dienstleistern
  • Zur Berechnung der Lebenszykluskosten Ihrer Gebäude
  • Zum Aufbau eines internen Kennzahlensystems

Nutzen Sie das fm.benchmarking, um Kosten zu reduzieren und Ihre Immobilien wirtschaftlicher zu betreiben.

Im Detail

Im Folgenden finden Sie einige ausgewählte Informationen. Klicken Sie einfach auf den für Sie interessanten Bereich:

Benchmarking Arten

Unter Benchmarking verstehen wir einen Vergleich von Gebäudenutzungskennzahlen, wobei zwischen einem internen und externen Benchmarking unterschieden wird. Während im externen Benchmarking (=fm.benchmarking) Kosten-, Verbrauchs- und Flächenkennzahlen von Immobilien mit fremden Unternehmen verglichen werden, konzentriert sich das interne Benchmarking auf einen unternehmensinternen Vergleich.

Beide Varianten eint die Zielsetzung, Unterschiede zu anderen Unternehmen oder Unternehmensteilen offenzulegen und die Ursache hierfür zu analysieren.

Vorgehensweise

Zu Beginn des Benchmarkingprojektes erfolgt zunächst die Festlegung der Kostenartenstrukturen. Damit wird sichergestellt, dass die zu erhebenden Kosten nach derselben Systematik gegliedert sind. Die Kostenstrukturierung nach fm.benchmarking dient hierzu als praxiserprobter Leitfaden.

Die Kostenerfassung in der Organisation erfolgt dann in der festgelegten Gliederungsstruktur. Um den Prozess der Kostenerfassung zu erleichtern, sollten bei Bedarf die Kontierungsstrukturen für die Buchungsvorgänge geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. So lässt sich auch mit wenig manuellem Aufwand und einer hohen Automatisierung eine jährliche Wiederholung durchführen, die durch Mehrjahresvergleiche auch einer Erfolgskontrolle dient.

Nach der Übermittlung der Daten an rotermund.ingenieure erfolgt zunächst ein Plausibilitätstest. Danach erfolgt die eigentliche Auswertung der Daten und die Analyse.

Zielgrößen

Um die Angaben unterschiedlicher Teilnehmer vergleichbar zu machen, werden Kennzahlen gebildet. Die Kostenkennzahlen im fm.benchmarking beziehen sich alle auf die Bruttogrundfläche als Bezugsgröße. In internen Benchmarkingprojekten ist es nach Abstimmung auch möglich, einen anderen Flächenbezug zu wählen, beispielweise die Nettogrundfläche. Darüber hinaus werden bedarfsweise auch weitere Kennzahlen gebildet. So können Kosten auf die Arbeitsplätze bezogen werden, Kosten der Außenanlagenpflege auf die Außenanlagenfläche oder die Nutzfläche auf die Bruttogrundfläche.

Als Optimierungszielgröße empfehlen wir den Bereich zwischen dem 25%-Quartil („günstigste“ 25% des Marktes) und dem Median heranzuziehen. Dieser Bereich deckt ein Viertel des Marktvergleichs ab. Den Mittelwert sehen wir nicht als Optimierungszielgröße an, da dieser durch Ausreißer bedingt häufig über dem Median liegt. Damit liegt er über den besten 50% des Marktes und stellt somit keine Zielgröße für ein optimiertes Gebäude dar

Optimierungspotenziale

Der große Nutzen in dem Benchmarking liegt zunächst darin, die Gebäudenutzungskosten transparent darzustellen und in Form von Kennzahlen vergleichbar zu machen. Dieser erste Schritt ist notwendig, um Optimierungspotenziale identifizieren zu können. Dabei ergibt sich das theoretische Optimierungspotenzial aus der Differenz zwischen den Ist-Kosten eines Gebäudes und der Optimierungszielgröße.

Bei der Ergebnisinterpretation der Abweichungen des jeweiligen Gebäudes zu den Zielgrößen, gilt es allerdings auch spezifische Besonderheiten zu berücksichtigen, welche höhere Gebäudenutzungskosten zur Folge haben. Diese können beispielsweise baulich-technisch im Gebäude begründet oder Folgen eines hohen Qualitätsanspruches an die entsprechenden Services sein.

Überwiegend geraten allerdings Kostentreiber in den Fokus, die einen Ansatz für eine Optimierung bieten. Beispiele finden Sie in der unten aufgeführten Grafik.

Kombinationen FM-Check

Die ideale Ergänzung zum Benchmarking der Gebäudenutzungskosten stellt der so genannte FM-Check dar. Dieser dient der qualitativen Bewertung der FM-Organisation. Mittel eines standardisierten Fragebogens werden die Aufbau- und Ablauforganisation sowie einzelne Leistungsbereiche im Detail bewertet. Im Ergebnis werden die Zielerfüllungsgrade in den jeweiligen Kategorien ausgegeben. Die eigene Organisation lässt sich somit auch hier gut mit anderen Marktteilnehmer vergleichen. Optimierungspotenziale lassen sich gezielt identifizieren und Verbesserungen in die Wege leiten.

Sehen Sie hierzu auch: fm.benchmarking Plus fm.check

Gutachten Kosten und FM-Organisation

Eine gutachterliche Analyse in einem ganzheitlichen Ansatz sowohl über die Gebäudenutzungskosten als auch die FM-Organisation lässt sich in Kombination der beiden Instrumente Benchmarking und FM-Check erstellen.

Die Gutachtenerstellung erfolgt persönlich durch Prof. Uwe Rotermund, als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management (Stand 2016: einzige öffentliche Bestellung in Deutschland). Die Gutachtenerstattung muss nach den Regelungen des §22 der Sachverständigenordnung der Ingenieurkammer Niedersachsen erfolgen:

  • Unabhängigkeit
  • Wertungsfreiheit
  • Gewissenhaftigkeit
  • Höchstpersönlichkeit

Typische Kostentreiber

Wartung

Viele alte Einzelverträge mit Errichterfirmen führen oftmals zu hohen Kosten. Wir empfehlen: Leistungsbündelung und neue Ausschreibung.

Energie

Bei unplausiblen hohen Energieverbräuchen empfehlen wir ein Energiemonitoring. So können Verursacher identifiziert und Kosten langfristig reduziert werden.

Unterhaltsreinigung

Bei hohen Kosten lohnt sich eine Detailprüfung der Reinigungsleistung (Vollreinigung/Sichtreinigung [m²/h] und Stundensatzkalkulation für einzelne Raumcluster sowie kritische Reflexion des beauftragten Service-Levels)

Ihr Kontakt/Ansprechpartner:

Stefan Nendza

rotermund.ingenieure
Pfennigbreite 8
D-37671 Höxter/Weser

Tel.: +49 (0) 5271 697 999 8

stefan.nendza@rotermundingenieure.de