Unter Benchmarking verstehen wir einen Vergleich von Gebäudenutzungskennzahlen, wobei zwischen einem internen und externen Benchmarking unterschieden wird. Während im externen Benchmarking (=fm.benchmarking) Kosten-, Verbrauchs- und Flächenkennzahlen von Immobilien mit fremden Unternehmen verglichen werden, konzentriert sich das interne Benchmarking auf einen unternehmensinternen Vergleich.

Beide Varianten eint die Zielsetzung, Unterschiede zu anderen Unternehmen oder Unternehmensteilen offenzulegen und die Ursache hierfür zu analysieren.

Zu Beginn des Benchmarkingprojektes erfolgt zunächst die Festlegung der Kostenartenstrukturen. Damit wird sichergestellt, dass die zu erhebenden Kosten nach derselben Systematik gegliedert sind. Die Kostenstrukturierung nach fm.benchmarking dient hierzu als praxiserprobter Leitfaden.

Die Kostenerfassung in der Organisation erfolgt dann in der festgelegten Gliederungsstruktur. Um den Prozess der Kostenerfassung zu erleichtern, sollten bei Bedarf die Kontierungsstrukturen für die Buchungsvorgänge geprüft und gegebenenfalls angepasst werden. So lässt sich auch mit wenig manuellem Aufwand und einer hohen Automatisierung eine jährliche Wiederholung durchführen, die durch Mehrjahresvergleiche auch einer Erfolgskontrolle dient.

Nach der Übermittlung der Daten an rotermund.ingenieure erfolgt zunächst ein Plausibilitätstest. Danach erfolgt die eigentliche Auswertung der Daten und die Analyse.

Um die Angaben unterschiedlicher Teilnehmer vergleichbar zu machen, werden Kennzahlen gebildet. Die Kostenkennzahlen im fm.benchmarking beziehen sich alle auf die Bruttogrundfläche als Bezugsgröße. In internen Benchmarkingprojekten ist es nach Abstimmung auch möglich, einen anderen Flächenbezug zu wählen, beispielweise die Nettogrundfläche. Darüber hinaus werden bedarfsweise auch weitere Kennzahlen gebildet. So können Kosten auf die Arbeitsplätze bezogen werden, Kosten der Außenanlagenpflege auf die Außenanlagenfläche oder die Nutzfläche auf die Bruttogrundfläche.

Als Optimierungszielgröße empfehlen wir den Bereich zwischen dem 25%-Quartil („günstigste“ 25% des Marktes) und dem Median heranzuziehen. Dieser Bereich deckt ein Viertel des Marktvergleichs ab. Den Mittelwert sehen wir nicht als Optimierungszielgröße an, da dieser durch Ausreißer bedingt häufig über dem Median liegt. Damit liegt er über den besten 50% des Marktes und stellt somit keine Zielgröße für ein optimiertes Gebäude dar

Der große Nutzen in dem Benchmarking liegt zunächst darin, die Gebäudenutzungskosten transparent darzustellen und in Form von Kennzahlen vergleichbar zu machen. Dieser erste Schritt ist notwendig, um Optimierungspotenziale identifizieren zu können. Dabei ergibt sich das theoretische Optimierungspotenzial aus der Differenz zwischen den Ist-Kosten eines Gebäudes und der Optimierungszielgröße.

Bei der Ergebnisinterpretation der Abweichungen des jeweiligen Gebäudes zu den Zielgrößen, gilt es allerdings auch spezifische Besonderheiten zu berücksichtigen, welche höhere Gebäudenutzungskosten zur Folge haben. Diese können beispielsweise baulich-technisch im Gebäude begründet oder Folgen eines hohen Qualitätsanspruches an die entsprechenden Services sein.

Überwiegend geraten allerdings Kostentreiber in den Fokus, die einen Ansatz für eine Optimierung bieten. Beispiele finden Sie in der unten aufgeführten Grafik.

Die ideale Ergänzung zum Benchmarking der Gebäudenutzungskosten stellt der so genannte FM-Check dar. Dieser dient der qualitativen Bewertung der FM-Organisation. Mittel eines standardisierten Fragebogens werden die Aufbau- und Ablauforganisation sowie einzelne Leistungsbereiche im Detail bewertet. Im Ergebnis werden die Zielerfüllungsgrade in den jeweiligen Kategorien ausgegeben. Die eigene Organisation lässt sich somit auch hier gut mit anderen Marktteilnehmer vergleichen. Optimierungspotenziale lassen sich gezielt identifizieren und Verbesserungen in die Wege leiten.

Sehen Sie hierzu auch: fm.benchmarking Plus fm.check

Eine gutachterliche Analyse in einem ganzheitlichen Ansatz sowohl über die Gebäudenutzungskosten als auch die FM-Organisation lässt sich in Kombination der beiden Instrumente Benchmarking und FM-Check erstellen.

Die Gutachtenerstellung erfolgt persönlich durch Prof. Uwe Rotermund, als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management (Stand 2016: einzige öffentliche Bestellung in Deutschland). Die Gutachtenerstattung muss nach den Regelungen des §22 der Sachverständigenordnung der Ingenieurkammer Niedersachsen erfolgen:

• Unabhängigkeit
• Wertungsfreiheit
• Gewissenhaftigkeit
• Höchstpersönlichkeit